La distribuzione del carico di lavoro tra i membri del team di progetto è frequentemente causa di conflitti con il project manager.
Capita spesso che sulla spinta della necessità di contenere la durata complessiva di un progetto la durata delle attività che compongono il percorso critico venga arbitrariamente accorciata senza valutare attentamente le ricadute sull’impiego di risorse ad esse assegnate.
Ci si trova alla fine in una situazione in cui la gestione del carico di lavoro in un progetto determina la presenza di risorse sottoassegnate e risorse sovraccariche.
In questo modo si producono tensioni cui non sempre si riesce a porre rimedio adottando interventi di crashing in quanto non ci sono risorse aggiuntive da assegnare.
Inoltre spesso c’è la necessità di allocare in modo ottimizzato risorse particolarmente costose che non devono risultare sotto o sovra allocate.
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Ciò si traduce inevitabilmente in un allungamento dei tempi complessivi.
Il project manager deve pertanto negoziare con il management le varie alternative documentandone gli impatti:
- ottenendo un maggior numero di risorse anche esterne;
- oppure distribuendo le risorse in un arco temporale più lungo aumentando la durata del progetto.
La gestione dei carichi di lavoro in un progetto pone quindi il project manager in una posizione di “frizione” esposta da un lato ai condizionamenti del management e dall’altro al rischio di tensioni all’interno del team di progetto.
E’ quindi importante che in fase di pianificazione e prima ancora di avviare negoziazioni ai vari livelli vengano valutate tutte le strade possibili per evitare che si creino situazioni di sovra o sotto allocazione.
Questo può essere fatto lavorando sul gantt e producendone diverse versioni in grado di assolvere sia alle esigenze di schedulazione che di ottimizzazione del carico di lavoro.
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