Scope Management: gestione dell'ambito di progetto

La gestione dell’ambito di progetto consiste in una serie di 5 processi che riguardano la pianificazione ed il controllo e monitoraggio di progetto.

Si tratta di attività molto importanti il cui fine è governare il rilascio e l’accettazione dei deliverable.

In tal senso, la sua finalità è quella di limitare l’insorgere di fenomeni come:

• “gold plating” – tendenza a fare di più di quanto concordato inizialmente con la committenza;
• “scope creep” – tendenza a far slittare l’ambito a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una ambigua definizione dei deliverables e/o dei loro requisiti.

I processi di gestione dell’ambito sono pertanto:

1. Raccogliere i requisiti: definire e documentare le esigenze degli stakeholder e gli obiettivi degli output del progetto;
2. Definire l’ambito: definire una descrizione dettagliata dei confini del progetto e delle specifiche dei deliverable di progetto;
3. Creare la WBS: costruire una descrizione strutturata del lavoro da svolgere per la produzione dei deliverables individuati;
4. Convalidare l’ambito: definire ed applicare le modalità di accettazione dei deliverable da parte della committenza interna ed esterna e predisporre la formalizzazione dei documenti di consegna;
5. Controllare l’ambito: monitorare durante lo svolgimento del progetto lo stato di avanzamento dei deliverable e gestire le eventuali richieste di modifica da apportare all’ambito di progetto.

Raccogliere i requisiti

E’ il processo di pianificazione finalizzato ad acquisire e analizzare i requisiti che comprendono le esigenze e le aspettative quantificate e documentate dello sponsor, del cliente e degli altri stakeholder per poi consentire la stesura delle specifiche tecniche e la verifica una volta avviata l’esecuzione del progetto.

Le modalità per la raccolta dei requisiti possono essere:

• Interviste individuali
• Focus group
• Workshop guidati
• Brainstorming
• Questionari
• Sviluppo di prototipi

L’output della raccolta dei requisiti è la documentazione dei requisiti articolata per:

• Requisiti per le esigenze, le opportunità, i traguardi e gli obiettivi aziendali;
• Requisiti per gli obiettivi del progetto;
• Requisiti per le specifiche di prodotto/deliverable della WBS;
• Requisiti per la progettazione del prodotto;
• Requisiti per lo sviluppo del prodotto;
• Requisiti per testare la strategia e gli scenari;
• Requisiti di alto livello e requisiti maggiormente dettagliati.

Definire l’ambito

E’ il processo di pianificazione finalizzato a definire ciò che incluso nel progetto e ciò che è escluso.

Una corretta descrizione dell’ambito è fondamentale per il successo del progetto e si fonda sui maggiori deliverables del progetto, gli assunti e i vincoli documentati durante l’avvio.

L’output è costituito dal documento di descrizione d’ambito che è descritto nella specifica sezione di questo sito sullo Scope statement.

Il fine di questo documento è:

• descrivere i deliverables sulla base della documentazione dei requisiti;
• definire le specifiche tecniche di ciascun deliverable;
• chiarire le modalità di produzione dei deliverables;
• identificare in modo generale ciò che è escluso dal progetto;
• definire i vincoli del progetto (ad esempio un budget predefinito, date imposte o milestone di schedulazione stabilite dal cliente) e le eventuali clausole contrattuali;
• definire gli assunti e le precondizioni per lo sviluppo del progetto.

Creare la WBS

Come descritto nella sezione di questo sito sulla WBS, questo importante processo di pianificazione è finalizzato alla produzione di un documento che costituisce una rappresentazione gerarchica del lavoro che deve essere eseguito dal gruppo di progetto per realizzare gli obiettivi del progetto stesso e creare i deliverable richiesti.

Suddivide il lavoro in componenti più piccoli e più gestibili, per:

• Migliorare la precisione delle stime di costi, durata, e risorse;
• Visualizzare chiaramente agli stakeholder i deliverable;
• Rappresentare i flussi di lavoro necessari a produrre i deliverable;
• Precisare ciò che è incluso e ciò che è escluso.

Verificare l’ambito

E’ il processo di monitoraggio e controllo che serve a gestire la formale accettazione dei deliverables da parte della committenza. Necessita della revisione dei deliverable da parte del Project Manager e del destinatario dei deliverable per assicurare che tutto è stato completato in modo soddisfacente. Può prevedere ispezioni e test volte ad assicurare la compatibilità dei deliverable con le specifiche concordate.

Differisce dal controllo di qualità in quanto riguarda principalmente l’accettazione dei deliverable e non la conformità ai requisiti di qualità. Il controllo di qualità viene eseguito prima della verifica, anche se i due processi possono essere fatti in parallelo.

L’output di questo processo è la firma del verbale di accettazione oppure eventuali richieste di modifica da apportare ai deliverables.

Controllare l’ambito

E’ il processo di monitoraggio e controllo finalizzato a:

• verificare lo stato di avanzamento della produzione di ciascun deliverable;
• gestire le modifiche da apportare all’ambito di progetto;
• prevenire il fenomeno dello scope creep.