Lavorare in gruppo

Nelle moderne organizzazioni lo sviluppo di un progetto, dalle fasi iniziali, alla pianificazione e successiva esecuzione del lavoro, richiede di lavorare in gruppo.

Il lavoro di gruppo è ormai alla base della maggior parte delle attività che si svolgono nelle organizzazioni che operano per progetti.

Le risorse che compongono un team, sotto il coordinamento del project manager, devono sapersi integrare e collaborare per raggiungere gli obiettivi per cui il progetto è stato avviato.

Ciascun componente del gruppo di progetto deve mettere a disposizione del team le proprie competenze che, aggiunte a quelle degli altri membri, consentono di curare tutti i dettagli coinvolti nel lavoro da svolgere.

Lavorare in gruppo richiede di adottare alcuni accorgimenti per ridurre le possibili difformità che possono emergere durante ogni fase del ciclo di vita di un progetto.

Per questo è necessaria molta disciplina ed il rispetto di una metodologia di project management aiuta a prevedere le possibili criticità e le modalità per risolverle.

Oltre a questo è però necessario che il team di progetto venga costruito in modo coerente con gli obiettivi e venga gestito tenendo conto delle caratteristiche individuali.

Si tratta quindi di individuare il giusto equilibrio tra stile personale di guida dei collaboratori e l’applicazione della disciplina del project management come modalità per governare con successo lo sviluppo del progetto.

Lavorare in gruppo comporta una serie di regole per massimizzare la produttività e minimizzare i rischi di frammentazione del lavoro e di conflittualità tra i componenti del team.

In particolare occorre definire:

• Obiettivi dell’attività da svolgere
• Competenze necessarie
• Metodo da seguire per l’operatività
• Ruoli operativi e di coordinamento
• Modalità e strumenti di comunicazione tra i membri del team

Ruolo della motivazione nel lavorare in gruppo

Oltre a curare gli aspetti organizzativi che possono semplificare l’operatività di un team di progetto, è importare curare tutti quegli aspetti psicologici che favoriscono la motivazione delle persone e ne aumentano la produttività. Al centro di tutto è la costruzione di un clima di fiducia reciproca e di mobilitazione finalizzata al raggiungimento del successo dell’iniziativa cui si partecipa.

Ruolo della leadership e della delega

Per un responsabile di progetto la capacità di guidare il team verso il successo costituisce un fattore determinante ma anche una prova che deve essere superata ogni volta. Ciò richiede, da un lato, la capacità di definire chiaramente gli obiettivi da raggiungere e le modalità per lavorare in gruppo, e dall’altro la capacità di delegare, obiettivi, compiti e responsabilità alle persone per metterle in condizione di operare individualmente al meglio.

Lavorare a distanza

Alcuni importanti progetti coinvolgono risorse che operano in diverse aree territoriali. In molti casi non è opportuno né utile spostare queste persone che anzi devono intervenire proprio nelle zone in cui operano. Gestire gruppi di lavoro distribuiti pone problematiche particolari e l’utilizzo di tecnologie (web, videoconferenza, chat, forum ecc.) che consentono di lavorare in gruppo anche a distanza di molti chilometri. Inoltre richiede una buona comprensione delle differenze culturali e delle modalità per integrarle nel gruppo

Le competenze per essere efficaci

L’efficacia nel team working dipende dalla capacità di sapersi integrare e collaborare attivamente. Si impara ad aiutare i colleghi e farsi aiutare e in questo modo si sviluppa lo spirito di squadra che costituisce un ingrediente fondamentale di qualunque iniziativa di successo.