Riunione di inizio progetto

La riunione di inizio progetto (Kickoff) costituisce un momento importante in cui il project manager è chiamato ad illustrare gli obiettivi, i contenuti e l’impostazione di un progetto al team di progetto ed ai principali stakeholder.

Normalmente questa riunione viene svolta al termine della fase di progettazione e prima della fase di realizzazione.
Può comunque accadere che venga svolta prima e che sia quindi un’occasione per il project manager per farsi conoscere ed a sua volta conoscere le persone con cui dovrà collaborare.

Il momento in cui la riunione viene svolta ha una sua importanza in funzione della quantità di informazioni di cui il project manager dispone al momento dell’incontro. Maggiori sono le informazioni, maggiore è l’impatto che può avere nei confronti dei principali stakeholder. D’altra parte anche la riunione di inizio progetto deve essere considerata come un’occasione per raccogliere informazioni, impressioni ed aspettative da utilizzare nel perfezionare la strategia di gestione di un progetto.

Pertanto, poiché è importante fare una buona impressione sui partecipanti, il project manager deve cercare di raccogliere quante più informazioni possibili ed è per questo motivo che è consigliabile svolgere questo incontro quando si dispone del piano di progetto. Altrimenti dovrà basarsi sul SOW oppure sul project charter.meeting-avvio-progetto

La preparazione di questa riunione di inizio progetto richiede non poco tempo in quanto occorre predisporre una serie di slides e la documentazione da consegnare ai partecipanti in cui vengono almeno illustrati:

A tal fine è importante che il responsabile di progetto abbia una buona conoscenza delle tecniche di presentazione in modo da garantirsi l’attenzione e l’interesse da parte delle persone invitate a partecipare all’incontro.

Se si intende svolgere la riunione in presenza del cliente finale è bene prima svolgere la stessa riunione in azienda e senza il cliente in modo da sanare preliminarmente eventuali punti aperti, definire come interagire col cliente, prendere alcune decisioni chiave.

Più in generale, è opportuno che alla stessa riunione non partecipino troppe persone con obiettivi fortemente differenziati. Altrimenti è opportuno svolgere più incontri in modo da indirizzare correttamente le diverse esigenze dei partecipanti.

In tal senso è necessario che il project manager trasmetta alle persone una sensazione di “certezza organizzativa” in cui poter parlare anche di rischi ed imprevisti in modo tale da affrontarli pragmaticamente prendendo le dovute contromisure.

L’autorevolezza del project manager si basa infatti sulla capacità di saper gestire tutte le variabili in gioco e non sulla capacità di fornire rassicurazioni illusorie.