In un progetto, così come in ogni altra attività svolta in gruppo, è estremamente importante tenere traccia di tutta la documentazione prodotta e di tutte le decisioni prese.
Ad esempio, verbalizzare una riunione decisionale può servire per documentare le responsabilità a fronte di ciascuna decisione e risalire quindi a chi ha detto o deciso che cosa.
Ciò sarà anche utile in caso di passaggio di consegne in caso di avvicendamento tra project manager.
Attraverso la documentazione prodotta in un progetto ed i verbali delle riunioni svolte sarà possibile ricostruire tutta la storia del progetto fino al momento del passaggio di consegne.
Per questo motivo, oltre a mantenere una documentazione di progetto organica e dettagliata, è utile verbalizzare ciò che viene detto e fatto durante gli incontri svolti.
Riunioni interne, riunioni con la committenza, riunioni di avanzamento dei lavori, riunioni di lavoro, riunioni per superare problemi ed inconvenienti, richiedono tutte una attenta organizzazione.
Organizzare un incontro richiede metodo ma anche verbalizzare una riunione richiede alcune particolari attenzioni.
Non è detto infatti che a verbalizzare sia la stessa persona che ha organizzato e che gestisce l’incontro.
Per questo motivo è bene:
- Fare sempre riferimento all’agenda dell’incontro che deve essere predisposta da chi organizza l’incontro in modo da ricavare, giorno, ora, ordine del giorno, elenco dei partecipanti.
- Predisporre un foglio di registrazione dei partecipanti predisponendo nomi e cognomi e raccogliendo le firme di coloro che di fatto partecipano all’incontro
- Predisporre la strumentazione preferita per raccogliere i contenuti da verbalizzare (un taccuino, un pc portatile, un registratore, dei post-it ecc…)
- Per una questione di trasparenza la soluzione migliore sarebbe di raccogliere le informazioni su un pc e proiettarle su uno schermo mentre vengono inserite in modo che i partecipanti possano verificare la correttezza di ciò che viene verbalizzato
- Ricordarsi sempre di annotare non solo ciò che viene detto o deciso ma anche il nome di chi parla o decide.
- Se durante la riunione viene presentata della documentazione, occorre sempre richiederne copia da allegare al verbale per chiarezza e completezza
- Registrare le eventuali modifiche all’ordine del giorno e chi le ha decise
- Registrare le azioni di follow-up e le responsabilità collegate
- Fornire copia del verbale alla fine dell’incontro in modo da raccogliere anche su di esso (oltre che sul foglio presenze) le firme dei partecipanti e le eventuali obiezioni di chi dovesse manifestare un disaccordo
Verbalizzare una riunione è un compito formale che richiede precisione ed accuratezza. Non può essere svolto quindi utilizzando un approccio ed un linguaggio informali.
In questo modo verrà ribadito un principio di responsabilità ed accountability che è estremamente importante nel determinare l’impegno dei partecipanti.
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