Tecniche di presentazione per project e program manager

Durante lo sviluppo di un progetto o di un programma sono frequenti le occasioni di dover svolgere delle riunioni di lavoro in cui è necessario presentare avanzamenti, risultati oppure proposte e ipotesi di soluzione, rischi ed opportunità.

Questo implica che ogni project o program manager possieda le competenze e gli strumenti per poter svolgere efficacemente questo compito di comunicazione nell’ambito delle normali attività di Project Management.

Una buona presentazione è sempre apprezzata ma implica cura dei dettagli ed attenzione per il target cui è rivolta. Nel seguito verranno illustrati gli aspetti da tenere presente nel condurre una presentazione efficace, senza entrare più di tanto negli aspetti di dettaglio per i quali si rimanda ad un corso sulle tecniche di presentazione.

In questo articolo si parte dal presupposto che esistono due principali obiettivi in una presentazione:tecniche presentazione project manager

  1. fornire informazioni riguardanti obiettivi ed aspetti specifici di un progetto;
  2. ottenere il consenso e l’impegno dei partecipanti a svolgere determinate azioni.

Da questo punto di vista esistono due modalità prevalenti con cui gestire questo tipo di incontri:

  • passiva (ad una via) in cui la presentazione ha lo scopo principale di informare ed illustrare senza richiedere un contributo di partecipazione attiva all’audience. Questo tipo di impostazione richiede sicuramente meno tempo ma può produrre frustrazione in chi non concorda nei contenuti e vorrebbe dare un contributo propositivo. Del resto semplifica il lavoro di chi presenta non dovendo “inseguire” richieste ed obiezioni.
  • attiva (a due vie) in cui oltre a fornire informazioni e precisazioni, il project manager ha necessità di avere riscontri e domande da parte dell’uditorio per poi fornire risposte e concordare i passaggi successivi. Questo tipo di presentazione richiede tempo sia in fase di preparazione che durante lo svolgimento in quanto è necessario rispondere ai quesiti che vengono sollevati e chiarire i dubbi. Può mettere in difficoltà chi non si mostra sufficientemente preparato.

A questo punto è importante comprendere:

  • le caratteristiche e le attitudini di chi presenta;
  • il tipo di presentazione da svolgere;
  • il contesto in cui deve svolgersi la presentazione.

Tutti e tre i fattori elencati influenzano in modo determinante l’esperienza che ne ricaveranno i partecipanti all’incontro. In tal senso ogni presentazione è una sfida in cui occorre padroneggiare i tre fattori indicati senza garanzie o assicurazioni su quale può essere l’effetto indotto nei partecipanti.

Pertanto, indipendentemente dal livello di esperienza e di predisposizione a questa modalità di comunicazione, vengono di seguito elencati i fattori da curare da parte di un project o program manager che si accinge a svolgere una presentazione di lavoro.

L’atteggiamento del presentatore

  • Rivedere con attenzione tutto il materiale utilizzato durante la presentazione. Occorre dimostrare delle competenze e non nascondersi nei giri di parole.
  • Rivedere abbigliamento e stile di comunicazione (formale/informale) in relazione al tipo di presentazione ed al tipo di uditorio.
  • Parlare in modo chiaro e senza fretta. Dare il giusto peso alle parole significa valorizzare i contenuti oggetto della presentazione.
  • Fare delle pause aumenta l’attenzione e sottolinea l’importanza di quanto trasmesso. Consente anche di cogliere eventuali esigenze di precisazione o approfondimento.
  • Animare la discussione e sollecitare, ove richiesto, il contributo dei partecipanti.
  • Stemperare con humor eventuali incomprensioni e non prendersela nè sentirsi attaccati se qualcuno ha difficoltà nel comprendere. Si tratta di una buona occasione per precisare contenuti e punti di vista.
  • Guardare negli occhi i partecipanti, in particolare quando si risponde a qualche quesito.
  • Controllare ogni tanto l’orologio per verificare di non dare troppo spazio ad alcuni argomenti dovendo poi trascurarne altri.
  • Se emerge qualche imprecisione nella presentazione, riconoscere immediatamente l’errore e passare rapidamente oltre.
  • Quando viene posta una domanda, ripeterla con parole proprie per verificarne la comprensione ed aiutare il resto dei partecipanti a seguire il flusso del ragionamento.
  • Se sul momento non si è in grado di dare una risposta non tentare di inventarne una, piuttosto è meglio rinviarla dopo un successivo approfondimento che andrà fatto al più presto.
  • Chiedere sempre ad un collega o componente del team di progetto di prendere nota di tutto ciò che viene detto durante la presentazione in modo da averne traccia per chiarire successivamente all’incontro alcuni punti rimasti eventualmente sospesi.
  • Gestire la riunione come ogni altro meeting di lavoro, tenendo in particolare conto eventuali differenze culturali.

La Presentazione

  • Predisporre per tempo il materiale che verrà fornito ai partecipanti a supporto della presentazione.
  • Fornirlo se possibile già come allegato alla mail di convocazione dell’incontro insieme con gli obiettivi dell’incontro e i tempi previsti per la presentazione.
  • Ripetere all’inizio della presentazione gli obiettivi e le tempistiche previste.
  • Fornire all’inizio dell’incontro un breve sommario di ciò che verrà detto o fatto in modo da trasferire ai partecipanti la “big picture” di quanto si desidera comunicare.
  • Illustrare senza fretta il dettaglio dei contenuti articolandoli secondo l’ordine di importanza attribuita in fase di preparazione.
  • Mantenere sempre visibili in primo piano i messaggi chiave.
  • Raccogliere le domande e fornire le risposte.
  • Riassumere alla fine quanto è stato detto e concordato durante l’incontro con particolare riferimento ai punti chiave.
  • Se vengono utilizzate delle slides è importante che siano chiare nei contenuti e nella forma che non deve distrarre.
  • Non utilizzare molte slides ed il testo deve essere mantenuto al minimo preferendo grafici e figure nell’illustrazione dei vari punti (è più facile ricordarli).
  • Tenere al minimo eventuali animazioni che potrebbero distrarre l’attenzione.
  • Il testo nelle slides è solo una traccia per il presentatore e per l’uditorio. Non deve essere letto perchè finirebbe per distogliere l’attenzione dai messaggi chiave.
  • Ove possibile è bene che la presentazione contenga già possibili risposte ad obiezioni probabili.
  • Quando è difficile rispondere ai “perché?” in modo diretto, è bene fornire dati in grado di far maturare la risposta nell’uditorio.
  • Devono essere chiaramente evidenziate le informazioni ritenute riservate e confidenziali.
  • Porre domande ogni tanto per verificare la comprensione dei contenuti esposti e raccogliere eventuali esigenze di approfondimento.
  • Prevedere sempre un “Question Time” alla fine della presentazione.
  • Se la presentazione viene svolta all’esterno dell’organizzazione, è bene che il project manager o il program manager la sottopongano preventivamente all’approvazione dello sponsor dell’iniziativa.

Il contesto

  • Predisporre e provare preventivamente la logistica e la strumentazione da utilizzare per la presentazione
  • Preferire ambienti luminosi e ben areati con una sistemazione comoda per i partecipanti.
  • Predisporre eventuali segnaposti.
  • Giungere con buon anticipo sul luogo dove verrà svolto l’incontro in modo da provare ulteriormente il funzionamento della strumentazione ed accogliere e salutare i partecipanti al loro arrivo. In particolare quando l’incontro avviene in videoconferenza con persone che parteciperanno da sedi diverse e potrebbero avere inizialmente difficoltà di adattamento.
  • Predisporre prima dell’incontro un back-up su supporti rimovibili di tutti i materiali utilizzati in modo che possano essere utilizzati in caso di indisponibilità della rete o malfunzionamento dei dispositivi principali.
  • Avere una copia cartacea del materiale da distribuire ai partecipanti al momento opportuno.

Working Papers

Tecniche di comunicazione in pubblico

Le tecniche di comunicazione in pubblico spesso si risolvono nella ricerca di un mix di spontaneità e controllo. Peccato che i due obiettivi entrano in conflitto tra loro. Come si può essere al tempo stesso spontanei e controllati?…
continua la lettura

Riunioni di lavoro: organizzazione e gestione

In molti contesti lavorativi in cui si fa un largo uso del team work le persone sono chiamate spesso a partecipare a riunioni di lavoro. Ormai nessuna attività può essere svolta senza momenti di coordinamento tra le risorse coinvolte…
continua la lettura