Iniziare un progetto richiede di svolgere un’attività di pianificazione dettagliata del lavoro da svolgere i cui risultati verranno illustrati nel piano di progetto.
Tale piano dovrà poi essere approvato dal management o eventualmente modificato in modo da integrare ulteriori esigenze.
Una volta approvato, il piano dovrà essere presentato ai vari stakeholder che probabilmente hanno partecipato ad alcuni passaggi di pianificazione ma non tutti hanno avuto modo di recepire il quadro complessivo.
Da qui nasce l’esigenza di svolgere un incontro di avvio progetto (kick-off meeting) per allineare tutti sui contenuti del piano in modo da ottenere l’impegno a procedere.
Se il progetto viene svolto per un cliente sarà opportuno svolgere due incontri: il primo interno alla propria organizzazione ed il secondo con il cliente una volta che si sarà pronti a condividere i contenuti del piano.
Inoltre è un’occasione per concordare le regole di base e le modalità con cui verrà svolto il lavoro nonché gli standard di prestazione attesi.
Pertanto l’incontro andrà svolto dopo l’approvazione del piano ed immediatamente prima dell’inizio effettivo dei lavori.
Si tratta quindi di un passaggio importante per stabilire obiettivi comuni. E’ quindi fondamentale saper gestire in modo efficace questo primo momento di incontro.
I partecipanti
Le persone da invitare al meeting sono tutti coloro che sono impattati dal progetto o che possono avere un impatto significativo sul progetto.
I ruoli chiave possono essere i seguenti:
- il project manager
- gli sponsor o i ruoli dirigenziali o commerciali che hanno ritenuto di avviare il progetto
- un rappresentante del Project Management Office se nell’organizzazione è presente questa funzione
- il team di progetto
- i responsabili funzionali del personale assegnato al progetto
- il cliente ed il personale del cliente eventualmente coinvolto nel progetto
- i fornitori coinvolti nel progetto
- i consulenti esterni
- soggetti terzi che devono fornire autorizzazioni
I partecipanti andranno formalmente invitati trasferendo loro indicazioni sulla durata e articolazione prevista per la riunione sulla base di un’agenda. Inoltre è importante che ciascuno venga informato del contributo a lui richiesto durante l’incontro.
L’agenda dell’incontro
Un’agenda per un kick off meeting può essere ad esempio così strutturata:
- Benvenuto e introduzione
- Obiettivi del progetto
- Ambito del progetto (cosa fare)
- Approccio al progetto (come farlo)
- Ruoli del team di progetto
- Potenziali ostacoli e criticità
- Prossimi passi
L’obiettivo è che tutti abbiano una chiara comprensione del contributo che ci si aspetta da loro e di come il lavoro di ciascuno impatta sul lavoro degli altri. E’ quindi molto importante il ruolo di responsabilizzazione svolto da questo incontro.
La durata della riunione può variare da mezza giornata ad una giornata intera in funzione delle dimensioni e dell’importanza del progetto.
Aspetti da curare
Come detto, la riunione ha l’obiettivo primario di trasferire i contenuti e l’organizzazione del lavoro da svolgere in modo da ottenere il commitment delle risorse.
Ma è anche un’occasione per “fare squadra” e quindi va scelto anche il giusto mix di formalità e informalità. In tal senso, può anche essere previsto un momento di convivialità al termine dell’incontro.
La riunione dovrà essere condotta in modo da suscitare interesse e quindi prevedendo una parte introduttiva in cui il relatore dovrà presentarsi e precisare il suo ruolo. Meglio ancora se i relatori saranno più di uno in modo da indirizzare aree di competenza diverse.
Bisognerà concedere alcuni minuti ai partecipanti per “acclimatarsi” senza quindi entrare troppo presto nel vivo dei contenuti.
E’ importante che venga assicurato uno spazio per fare domande ed ottenere risposte, magari prevedendo una sezione apposita al termine della presentazione.
Al termine dell’incontro andrà fatto un breve riepilogo di quanto discusso e in modo da allineare anche chi fosse giunto in ritardo e si fosse perso alcuni passaggi. Lo scopo è comunque quello di raggiungere un accordo sui passi successivi.
Un ulteriore punto da curare è la verbalizzazione dei contenuti illustrati e delle decisioni prese durante la riunione in modo da poter inviare il verbale a tutti i partecipanti e a tutti coloro che non hanno potuto partecipare pur essendo interessati.
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