Nella normale prassi si è abituati ad attribuire al termine rischio una valenza negativa mentre di per sé il termine ha una caratterizzazione neutra nel senso che si riferisce ad un evento che ha una certa probabilità di accadimento ed un determinato impatto qualora si dovesse manifestare.
Ciò porta a ragionare sugli impatti e pertanto a denominare come minacce gli eventi con ricadute negative ed opportunità gli eventi con ricadute positive.
Questa differenziazione porta ad individuare strategie di risposta ai rischi diverse nei due casi evidenziati. Per le minacce occorre operare al fine di ridurre sia la probabilità che si presentino sia l’impatto da esse generato mentre per le opportunità di progetto occorre cercare di aumentarne la probabilità e la portata degli effetti.
In particolare, il PMBOK® propone le seguenti strategie per quanto riguarda le occasioni che si possono presentare durante lo sviluppo di un progetto:
- Sfruttare. Si intende con questo agire in modo da aumentare la probabilità che un determinato evento si presenti sfruttandone l’impatto positivo. Ad esempio, può accadere che alcuni membri del team di progetto mettano a punto una tecnica per sviluppare alcuni deliverables che consente di risparmiare il 20% del tempo. Per sfruttare questa opportunità di progetto ed estendere l’applicazione di tale tecnica si può pensare di formare gli altri componenti del team perché applichino la stessa tecnica.
- Condividere. A volte non è possibile sfruttare un’occasione senza coinvolgere terze parti in possesso di maggiori competenze o risorse. In questo caso si può procedere a sviluppare tale situazione attraverso accordi di collaborazione od una joint venture. Ciò può essere conveniente anche tra soggetti concorrenti qualora l’alternativa sia rinunciare ai benefici di tale opportunità di progetto.
- Migliorare. Questa modalità implica lavorare su quei fattori (cause) da cui dipendono la probabilità e l’impatto di un determinato evento positivo in modo da cogliere i benefici che ne possono conseguire. Ciò significa ad esempio lavorare sui processi, sulle condizioni organizzative e sulle tecnologie su cui si deve basare l’operatività oppure attraverso la formazione del personale coinvolto nel progetto.
- Accettare. Questa modalità implica l’impossibilità o la scelta aziendale di non percorrere le altre strade illustrate e di limitarsi a decidere cosa fare solo se e quando l’occasione si dovesse presentare.
Per intendere correttamente il ruolo di queste strategie di risposta occorre evidenziare come un team di progetto oltre alle responsabilità legate al delivery sia anche coinvolto sullo sviluppo del business nel momento in cui si trova ad operare su un progetto presso un determinato cliente. Risulta in tal senso determinante la capacità di cogliere anche attraverso segnali deboli la possibilità di estendere il progetto in corso eppure di cogliere le opportunità di progetto che si possono presentare solo per il fatto di essere presso il cliente a collaborare con personale del cliente.
Un buon project manager deve essere in grado quindi di valutare se la collaborazione in corso possa essere trasformata in ulteriori collaborazioni future.
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