L’inefficienza nei progetti si manifesta quando il gruppo di lavoro inizia a non rispettare le scadenze e produce risultati mediocri.
In questa situazione gli stakeholder di progetto ed i manager di livello superiore possono essere arrabbiati perché gli obiettivi generali del progetto vengono messi a rischio.
Purtroppo, anche i migliori team di progetto possono sperimentare ritardi imprevisti e difficoltà che causano ritardi ed un degrado delle performances.
Ma l’inefficienza nei progetti è quasi sempre il prodotto di una scarsa organizzazione del lavoro o di una non chiara comprensione degli obiettivi del lavoro da svolgere.
Dipende quindi dal responsabile di progetto curare tutti i dettagli per mettere in condizione il team di affrontare nel migliore dei modi le sfide che ogni progetto presenta.
Per aiutare la squadra a mantenere la concentrazione su ciò che è realmente importante è necessario adottare le seguenti soluzioni:
- Definire chiaramente cosa deve essere prodotto. E’ necessario concordare con gli stakeholder del progetto quali saranno i prodotti del progetto (deliverable) e le loro specifiche.
- Definire le attività necessarie. Occorre chiarire insieme con il team di progetto quali lavorazioni si rendono necessarie per realizzare ciascun deliverable.
- Calcolare i tempi ed i costi di progetto. Ogni attività deve essere stimata in termini di impegno temporale e finanziario con la collaborazione di tutti coloro che hanno esperienza di progetti similari all’interno dell’organizzazione oppure con il ricorso ad esperti e consulenti esterni.
- Predisporre un piano. E’ importante che nulla sia lasciato all’improvvisazione. Occorre quindi definire il gantt di progetto ed il budget.
- Chiarire le responsabilità. Predisponendo una RAM di progetto e condividendola con i membri del team.
- Anticipare i possibili rischi. Predisporre un piano per gestire le minacce che un progetto può presentare consente di non farsi trovare impreparati quando emergono situazioni di emergenza. Aver individuato preliminarmente delle strategie di risposta consente di metterle in campo tempestivamente per evitare impatti disastrosi.
- Monitorare sistematicamente l’andamento dei lavori. Occorre anticipare eventuali tendenze ed andamenti anomali del progetto in modo da non intervenire a consuntivo ma quando ancora si è in tempo per correggere la rotta.
Un team di progetto richiede tempo e pazienza perché operi in modo efficiente
Anche quando tutte le predette azioni sono state messe in campo possono sempre presentarsi alcuni ritardi ed inadempienze.
In questi casi occorre agire tempestivamente individuando ed introducendo meccanismi correttivi. A tal fine è opportuno effettuare revisioni periodiche del progetto insieme con il team per definire il da farsi ed allocare le responsabilità nel correggere la rotta.
L’inefficienza nei progetti può anche dipendere dalle dimensioni e dalla complessità delle attività da svolgere.
Questo può implicare una insufficiente conoscenza da parte del team di ciò che deve fare oppure una scarsa conoscenza di cosa significa lavorare per progetti.
Di conseguenza, potrebbe essere necessario fornire una adeguata formazione al team di progetto se i ritardi sembrano essere ricorrenti o immotivati.
Naturalmente, individuare le cause dei ritardi e dell’inefficienza nei progetti è il modo migliore per definire quale tipo di programma di formazione sarà più adatto per i membri del team. Inoltre, il programma di formazione dovrebbe basarsi sulle conoscenze di base di project management esistenti nell’organizzazione di appartenenza e sugli strumenti e metodi adottati.
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