In questi giorni le aziende devono essere più flessibili che mai, pronte ad adattarsi in ambienti frenetici e cogliere nuove opportunità.
Sappiamo tutti che far fronte al cambiamento delle priorità è parte del lavoro di un project manager, ma pochi team si sentono attrezzati per gestirlo.
In particolare, è necessario comprendere dove concentrare gli sforzi e allocare i membri del team e quando iniziare il lavoro.
La verità è che la maggior parte delle persone non conosce il livello di priorità del lavoro che è chiamato a svolgere e, in assenza di chiarezza organizzativa, se lo inventano.
In genere, le persone scelgono di completare il lavoro con le scadenze più brevi invece di concentrarsi su obiettivi strategici a lungo termine.
Naturalmente sarebbe auspicabile che qualcuno facesse chiarezza sulla priorità di ciascun progetto, ma alcuni hanno timore che questo possa portare a privilegiare alcune iniziative a discapito di altre.
E il risultato è di attribuire alta priorità a tutti i progetti. Ma se tutto è prioritario allora niente è prioritario. E questo modo di operare introduce ambiguità nel processo decisionale di coloro che sono coinvolti nei progetti di un’organizzazione.
Le difficoltà riferibili alle priorità di progetto sono comunemente:
- Le persone non lavorano su progetti di cui non conoscono la priorità e questo genera inefficienza.
- Ci sono più progetti in corso con risorse condivise e questo produce contese sulle risorse.
- Non sono chiari i criteri in base ai quali allocare le risorse per richieste non pianificate o sfide impreviste.
- Alcuni progetti risentono di una allocazione non ottimale delle risorse, di disallineamenti e di orari non realistici.
- Non è possibile decidere razionalmente in merito allo stop-and-go di progetti concorrenti in quanto non ne conosciamo il livello di priorità.
- Non sappiamo come mettere in sequenza il lavoro da fare.
La soluzione per migliorare la definizione delle priorità sui progetti è dotarsi di strumenti software di gestione del portafoglio progetti basati su una serie di metodiche che pongono al centro dell’attenzione di una organizzazione la necessità di definire i propri obiettivi e di legare a tali obiettivi le iniziative e progetti che si desidera avviare.
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