Quando tagliare il budget

Capita spesso nella professione di project manager di fare un buon lavoro di pianificazione, di vedersi approvare dal management un piano ben articolato ed il relativo budget e poi, quando i lavori stanno per partire oppure sono già partiti, arriva la fatidica telefonata in cui si chiede di tagliare il budget del 15%.

E’ un momento in cui occorre sedersi e rilassarsi. La tensione è al massimo e la fuga non è un’opzione possibile.

In questi casi prima di tutto è bene ribadire a chi ha formulato la richiesta di tagliare il budget che la responsabilità della decisione è sua e che quindi sarà coinvolto anche nell’esaminare e valutare le possibili vie d’uscita.

Si tratta di un passaggio importante. Il responsabile di progetto dovrà sviluppare una serie di misure ma la scelte finali saranno del management ed in particolare di chi ha autorizzato la riduzione dei fondi.

Il project manager guiderà il processo di revisione e formulerà raccomandazioni, ma la decisione dovrà vedere un elevato coinvolgimento del management.

I passaggi necessari per tagliare il budget riformulandolo sono i seguenti:

• Rivedere l’ambito del progetto. Ci sono deliverable non strettamente necessari? Quali deliverable possono essere eliminati? Cosa accade se si eliminano alcuni deliverable? Ne soffrirà la qualità? C’è un problema di customer satisfaction? Viene messa a rischio la validità del contratto stipulato con la committenza? Quali stakeholder possono opporsi? Che strategia adottare?
• Rivedere l’organizzazione del progetto. E’ possibile eliminare qualche risorsa particolarmente costosa? Quali sono i rischi che si corrono eliminando alcune risorse? Se si utilizza personale meno esperto e costoso qual è l’impatto sui tempi? Se si aumenta il carico di lavoro, la produttività ne può risentire?
• Rivedere gli accordi con i fornitori. E’ possibile rinegoziare gli eventuali contratti con i fornitori alla luce della riduzione di budget richiesta? In che misura la qualità ne potrà risentire?
• Ridurre al minimo le attività di project management. A quali rischi si va incontro? Quali possono essere le contromisure? Nel team c’è sufficiente esperienza per operare in autonomia? Alcuni documenti possono essere eliminati? Quante riunioni di avanzamento lavori sono strettamente necessarie?

Naturalmente non sarà possibile operare dei tagli su tutti questi fronti e le possibilità di tagliare il budget riguarderanno probabilmente solo alcuni punti minori. Questo soprattutto se il precedente lavoro di pianificazione è stato fatto accuratamente.

Ma è importante porsi i suddetti quesiti perché è da essi che possono arrivare le idee necessarie per guidare il management a prendere le decisioni migliori.