Rischio di sovraccarico per un project manager

Per un’organizzazione, la gestione contemporanea di più progetti non è certamente un problema se vengono definite correttamente le priorità e l’insieme dei progetti viene gestito all’interno di un sistema di project portfolio management che consente di allocare le risorse e gli investimenti secondo criteri razionali.

Invece la questione si pone diversamente quando si considera il rischio di sovraccarico per un project manager.

Qual è il numero massimo di progetti che un project manager può seguire contemporaneamente prima che si sovraccarichi?

Naturalmente, la risposta a questo quesito dipende dalle dimensioni e durata dei progetti, dal livello di rischio associato, dal numero di risorse coinvolte e da altre variabili che possono incidere sensibilmente sul livello di impegno richiesto.

La risposa dipende anche da cosa si richiede al responsabile di progetto, e quindi da qual è il suo ruolo riconosciuto nella sua organizzazione di appartenenza.

E’ diverso se si opera in un’organizzazione con un elevato livello di maturità nella gestione dei progetti oppure si lavora presso realtà in cui il project manager è sostanzialmente un passacarte che poi è chiamato a rincorrere i problemi che sono spesso dovuti a scarsa organizzazione e consapevolezza nella gestione delle risorse.

Da alcune recenti ricerche emerge che i project manager si lamentano del numero di progetti che devono gestire, con un numero medio di progetti concorrenti pari a otto. Questo numero sembra elevato per gli standard di chiunque, soprattutto perché alcune sono iniziative di grandi dimensioni e di alto profilo.

In questo caso, il responsabile di progetto deve operare come un giocoliere che più palle ha in aria e più è probabile che ne faccia cadere qualcuna. E in queste condizioni spesso non c’è neanche il tempo per rendersi conto che qualcosa sta per andare storto.

Gestendo troppi progetti si finisce facilmente per tagliare il tempo dedicato all’analisi preliminare, oppure alla qualità del lavoro, all’attenzione al monitoraggio, alla gestione dei rapporti con i vari stakeholder.

Non è possibile dire quale sia il numero massimo di progetti che può determinare un sovraccarico per il project manager. Tuttavia, è certo che se il numero è maggiore di 3 c’è il rischio di incorrere in problemi.

Maggiore è il numero di progetti, maggiore è l’inefficienza che rischia di prodursi.

Cosa può fare un project manager per evitare un sovraccarico eccessivo?

  • Imparare a dire di no documentando i rischi cui altrimenti si va incontro;
  • Evitare di prendere scorciatoie che portino ad un degrado della qualità e a inefficienza;
  • Delegare alcune parti dei progetti a qualche collaboratore;
  • Stabilire le priorità per importanza e data di consegna;
  • Trascorrere tempo sufficiente per gestire le aspettative degli stakeholder (incluso il proprio superiore diretto)