4 sfide per un progetto

sfide per un progettoSono molte le incombenze per un responsabile di progetto.

C’è da definire l’ambito e le caratteristiche dei vari output da realizzare e poi il budget e le tempistiche.

Sempre più aziende e project managers sono continuamente alla ricerca di modi per ridurre i costi e migliorare la visibilità sulle criticità che possono ostacolare l’andamento di un progetto.

I rischi possono evolvere in minacce. Viceversa le opportunità possono evolvere in occasioni per conseguire risparmi oppure in estensioni del lavoro e del business.

Anche i più rigorosi piani di gestione del portafoglio progetti sono soggetti a varianti in corso d’opera.

Sconvolgimenti politici possono portare ad annullare grandi progetti. I lavoratori possono scoprire l’instabilità ambientale durante lo svolgimento dei lavori.

Le cose cambiano, e si possono presentare problemi inattesi.

Ma project manager e membri del team possono navigare in queste acque attraverso una migliore comprensione delle principali sfide per un progetto che devono affrontare e superare.

1. La scarsa chiarezza degli obiettivi porta all’insuccesso

Obiettivi poco chiari o non definiti contribuiscono alla cattiva comunicazione ed alla scarsa collaborazione e focalizzazione del team di progetto.

Dal momento che il Project Management Office (PMO) si basa sull’allineamento di tutta l’organizzazione per garantire il completamento tempestivo di un progetto, questa situazione è destinata a creare problemi.

Una scarsa comprensione delle priorità può portare a flussi di lavoro non corretti producendo ritardi, rilavorazioni e costi aggiuntivi.

Per evitare tutto questo è necessario in fase di pianificazione definire chiaramente obiettivi e risultati attesi dal progetto. Inoltre occorre precisare le modalità con cui verranno gestite le modifiche di progetto.

2. Problemi ed imprevisti possono minacciare il corretto svolgimento dei lavori

Se l’attività di pianificazione è stata svolta in modo sommario, quando il progetto partirà, cominceranno a manifestarsi problemi che verranno vissuti tutti come imprevisti.

Ma ciò è dovuto al fatto che non ci si è premuniti prima sviluppando una approfondita analisi dei rischi di progetto.

Alcuni rischi possono essere identificati fin dai momenti preliminari sulla base di esperienze precedenti e del contributo di chi nell’organizzazione ha le competenze migliori.

Tra le sfide per un progetto questa costituisce quella più difficile da superare da parte di un’organizzazione per la naturale tendenza a privilegiare l’operatività a discapito della pianificazione.

3. La mancanza di standardizzazione aumenta i rischi

Operare in assenza di una metodologia concordata con il resto dell’organizzazione porta ad una mancanza di integrazione tra i componenti del team.

Viceversa la standardizzazione delle attività da svolgere in un progetto porta nel tempo alla diffusione di una cultura del project management in tutta l’organizzazione.

Questo facilita l’operatività perché si vengono a creare degli automatismi. Di conseguenza anche il processo decisionale viene snellito e reso più veloce.

Definire una metodologia di project management calandola nel proprio contesto organizzativo è quindi un investimento importante per ogni azienda.

4. La mancanza di trasparenza inibisce la collaborazione

Un altro problema comune in un progetto è la mancanza di visibilità da parte del team su molte informazioni chiave.

Quando la squadra non ha accesso alle informazioni questo fatto può portare a fraintendimenti e a una non chiara comprensione di ciò che deve essere fatto.

Un’ampia e dettagliata documentazione e la creazione e condivisione di un piano di progetto migliora la visibilità ed il processo decisionale a tutti i livelli.

Inoltre devono essere chiare a tutti le metriche di progetto che verranno utilizzate per misurarne le prestazioni e l’avanzamento del lavoro.

Ciò contribuirà a fare chiarezza sui punti cui il team deve porre particolare attenzione.

E’ quindi necessario che il responsabile di progetto e il team sviluppino un approccio proattivo volto ad anticipare i problemi piuttosto che trovarsi a dover consuntivare inefficienze e ritardi.

Tra le principali sfide per un progetto c’è proprio la necessità di dover superare la naturale tendenza delle persone a non attivarsi prima che i problemi si manifestino.

Questo significa che è importante identificare per tempo le anomalie in modo da poter apportare le necessarie azioni correttive prima che sia troppo tardi.