Gestire un progetto con metodo è il suo compito principale per organizzare il lavoro del team a lui affidato e portare ordine.
Inoltre deve occuparsi di gestire i rapporti organizzativi con gli stakeholders di progetto ed i possibili conflitti che si possono presentare in ogni momento.
Uno dei problemi maggiori che un responsabile di progetto affronta nelle fasi iniziali di un progetto è quello di essere “fagocitato” immediatamente dalle incombenze che la nuova iniziativa comporta e di non avere in molti casi il tempo sufficiente per riflettere approfonditamente sul da farsi.
Il rischio quindi è quello di maturare decisioni frutto di abitudini, fretta e conseguente improvvisazione.
Pertanto può essere utile definire un ordine di priorità.
Punti di attenzione per impostare un progetto
I punti su cui un project manager deve focalizzare la sua attenzione nell’avviare i lavori sono:
- La costruzione di un rapporto fiduciario con la committenza. Può richiedere tempo, ma proprio per questo è importante che il responsabile di progetto si attivi subito incontrando le persone che si aspettano da lui risultati. Per committenza si intende non solo il destinatario finale dei prodotti di un progetto ma anche il management cui il project manager dovrà rispondere.
- I deliverable da consegnare. Si intende l’insieme dei prodotti di un progetto che devono essere chiaramente identificati con le loro specifiche. Occorre precisare quali sono in base ad un’analisi svolta insieme con tutti gli stakeholder del progetto.
- La strategia da attuare per realizzare i deliverable. Per ben impostare un progetto è bene che il project manager dedichi un po’ di tempo a mettere a fuoco una sua strategia che poi dettaglierà in uno specifico documento (Scope Statement).
- I piani finalizzati all’implementazione della strategia.Tutte le componenti del piano di progetto articolate in: piano dei tempi, piano dei costi, piano delle risorse, piano della qualità, piano dei rischi, piano degli approvvigionamenti, piano della comunicazione, procedura di gestione delle modifiche, piano di gestione degli stakeholder.
- Le azioni necessarie per costruire e attuare i piani. Il lavoro di pianificazione deve vedere coinvolti i componenti del team e tutti gli stakeholder del progetto. Si tratta di un’attività preliminare all’effettiva realizzazione del progetto che può richiedere diverso tempo quando il progetto costituisce una novità per chi è chiamato a realizzarlo.
- Avere sempre in mente il triplice vincolo. Combinare le esigenze di tempo, di costo, di risorse e di qualità costituisce il triplice vincolo. Nessun piano può essere costruito prescindendo dagli inevitabili compromessi che ne derivano.
- Disciplinare il lavoro. L’applicazione del project management è principalmente una questione di disciplina. Nell’impostare un progetto si tratta di adottare precisi criteri di governance e di agire in modo che il team di progetto li faccia propri. Richiede una buona dose di leadership ma soprattutto competenze metodologiche.