Come presentare un progetto

Presentare un progetto, un’iniziativa o anche semplicemente un’idea è un compito non banale.

Richiede la consapevolezza che ottenere il consenso di tutte le parti interessate (stakeholder) è un obiettivo diffile da raggiungere e che non può essere conseguito improvvisando.

Illustrare in modo convincente lo scopo del progetto, gli obiettivi e modalità di realizzazione di un’iniziativa è una necessità che si presenta spesso.

E’ necessario presentare un progetto quando occorre convincere degli investitori, oppure proporre al management la propria impostazione, oppure descrivere al team di progetto e agli stakeholder obiettivi e modalità di gestione in un kickoff meeting.

Si tratta di corcostanze formali o informali in cui vengono messe alla prova competenza tecnica e capacità di comunicazione.

Entrambe devono essere coerenti tra loro ed in grado di soddisfare la sfera razionale e quella emotiva presente in ciascuno dei soggetti coinvolti.

Il successo nel presentare un progetto

Molti ritengono che il successo dipenda essenzialmente dalla validità dell’idea di business retrostante e dalla capacità di curarne in dettaglio tutti gli aspetti tecnici ed organizzativi.

In realtà le cose stanno così solo in parte, nel senso che gli aspetti di contenuto sono solo una componente di una buona presentazione.

Un ruolo consistente è giocato dalle tecniche di presentazione.

Si tratta di approcci che attribuiscono pari importanza ai contenuti da illustrare, ai destinatari della presentazione, ai formati e alle modalità di comunicazione adottati.

Saper progettare correttamente una presentazione in funzione dell’uditorio e saperne condurre le varie fasi in modo autorevole costituiscono fattori fondamentali.

Presentare un progetto significa prima di tutto assumere il punto di vista dei propri interlocutori.

Immaginare a cosa siano interessati e le loro possibili obiezioni alle nostre proposte aiuteranno a dettagliare i contenuti della presentazione in modo che riflettano già le aspettative e rispondano implicitamente alle obiezioni.

Inoltre anche un’accurata predisposizione del luogo e degli strumenti che verranno utilizzati aiuteranno l’uditorio a concentrarsi su ciò che viene detto.

Se vengono utilizzate delle slides, il fatto che siano curate anche graficamente conferirà autorevolezza a ciò che viene detto.

Se poi consegniamo ai partecipanti una copia commentata delle slides, ciò aiuterà a ricordare in seguito ciò che è stato detto.

L’importante è non affrontare queste situazioni in modo improvvisato ma dedicare un pò di tempo per prepararsi tenendo conto delle diverse variabili da gestire.

Alcune tecniche efficaci per presentare un progetto

Nel predisporre la scaletta degli argomenti è inoltre opportuno tener presente alcune buone regole della retorica moderna:

• Mettere in sequenza gli argomenti per convincere. Partire dal generale ed arrivare al particolare. Fornire all’inizio una visione d’assieme, una big picture, poi fornire i particolari analizzandoli in dettaglio ed alla fine riprendere la visione d’assieme per giungere alle conclusioni. Questo modo, rinforzando l’idea di fondo, aiuterà l’uditorio a concentrarsi sugli aspetti essenziali ed a ricordarli meglio.
• Avere una traccia di ciò che si deve dire. E’ importante sintetizzare in una breve traccia i punti su cui sostare e da non dimenticare.
• Definire uno spazio per le domande e le risposte. Spostare queste ultime in un momento specifico della presentazione aiuterà a prendere tempo per pensare alle risposte migliori. Ciò richiederà nel presentare un progetto di tenere traccia dei quesiti che vengono posti in modo da non trascurarne nessuno.
• Proporre sempre al termine della presentazione un’azione di follow-up. E’ bene sollecitare l’uditorio dichiarando cosa ci si aspetta dall’incontro e chiedendo ai partecipanti cosa si aspettano di fare a valle dell’incontro. Ciò aiuterà a gestire proattivamente le ricadute della presentazione.

Naturalmente queste sono solo alcune delle tecniche utili per presentare un progetto efficacemente all’interno di un incontro formale.

Se il progetto viene invece presentato solo in forma scritta e non verbale, occorrerà basarsi esclusivamente su tecniche specifiche di business writing.