Come vincere la procrastinazione con il Kanban
La procrastinazione è la tendenza a rinviare compiti che sappiamo di dover svolgere ma che percepiamo come sgradevoli.
Anche le persone di grande successo e fortemente motivate a volte lottano con la propria tendenza a rimandare.
Saprebbero cosa fare, ma non riescono proprio ad iniziare. È un problema più comune di quanto si possa pensare.
La procrastinazione è un’abitudine distruttiva. Non solo inibisce la produttività, ma aumenta anche lo stress e l’ansia. La pressione causata dal lavoro incompleto cresce nel tempo, portando a stanchezza e scarsa autostima.
Ad un certo punto compare l’effetto Zeigarnik: un fenomeno mentale in cui compiti incompiuti rimangono nella mente più a lungo di quelli finiti.
In breve, una volta che si inizia qualcosa, il cervello è incline a continuare a lavorarci, perché al cervello non piacciono le cose incompiute.
In sostanza, la procrastinazione produce benefici immediati in termini di apparente minor stress con costi elevati nel medio periodo in termini di ansia.
Alla fine, la tendenza al rinvio può avere effetti negativi anche sulle relazioni interpersonali e persino influire sulla carriera. È una trappola pericolosa.
Sebbene nessuna singola soluzione funzioni per tutti, utilizzare il metodo Kanban è un modo fantastico per migliorare la produttività riducendo molte delle cause che portano a rinviare.
Cause di procrastinazione
- Perfezionismo. Stabilire uno standard troppo elevato per il lavoro che dobbiamo svolgere può far sembrare troppo impegnativo ed arduo il compito. Esagerare l’importanza degli errori o fallimenti fa sì che alcune persone evitino del tutto di cimentarsi.
- Lavorare sulle piccole cose rimandando quelle importanti. È facile passare il tempo a lavorare su piccoli compiti non importanti invece di affrontare lavori più difficili e importanti. Può far sentire occupata una persona e sembrare che il lavoro stia procedendo, ma non è un buon uso del tempo.
- Mancanza di motivazione. La mancanza di motivazione è causata da un ridotto senso del valore del nostro lavoro. Se l’attività sembra irrilevante o non importante, viene rinviata a favore di attività più significative.
- Mancanza di informazioni. Se le persone sentono di non sapere da dove iniziare, non sanno come fare ciò che viene loro richiesto o non sanno quali saranno i criteri con cui verrà valutato il loro lavoro, il compito sembra più difficile o complesso di quanto non sia realmente.
- Distrazione. L’ambiente di lavoro attuale, con centinaia di e-mail, messaggi e chiamate, spesso in ambienti condivisi o aperti, è un ambiente pieno di distrazioni. Inoltre, le tecnologie che utilizziamo come strumenti di produttività sono esse stesse un’enorme fonte di distrazione, con notifiche costanti che assorbono la nostra attenzione.
Organizzarsi con il Kanban
Il Kanban è un metodo molto usato per razionalizzare l’attività dei team di produzione nelle imprese.
Si basa sull’impiego di una scheda (Kanban Board) in cui viene rappresentato il lavoro da fare, il lavoro in corso, e il lavoro completato.
Questo tipo di approccio richiede di:
- Suddividere un lavoro ampio in compiti più piccoli. Riducendo un progetto a una serie di attività passo-passo e assegnandole alle persone giuste, il flusso di informazioni è molto più chiaro e specifico. Tutti dovrebbero avere le informazioni necessarie per completare il loro compito e una scheda Kanban visualizza il flusso di informazioni insieme al flusso di lavoro.
- Visualizzare l’intero workflow. Vedere come le attività si adattano al flusso di lavoro complessivo e come avanzano verso i loro obiettivi, può rendere le attività più pertinenti e significative, migliorando la motivazione personale.
- Evidenziare le responsabilità. Sapere che l’assegnazione di un lavoro è resa pubblica riduce la procrastinazione perché le persone naturalmente vogliono ottenere l’approvazione degli altri ed essere considerate un buon membro del team.
- Mostrare lo stato di avanzamento delle attività. Visualizzare i progressi può rendere più gestibili le attività che altrimenti sembrano incombenti. Gli indicatori di progresso incrementali aiutano a motivare le persona che vedono concretizzarsi i loro contributi.
- Limitare il Work in Progress. Ottimizzare le attività in corso d’opera garantisce che le persone lavorino sulla cosa giusta al momento giusto. Limitare il WIP significa ridurre le opzioni e questo fatto migliora la concentrazione riducendo le distrazioni e combattendo la tendenza a rinviare.
Come impiegare il Kanban per smettere di procrastinare
- Catturare tutti i compiti da fare e inserirli come schede nella Kanban Board. Documentare i compiti non solo aiuta a visualizzare e organizzare il lavoro, ma riduce la distrazione causata dal non ricordare cosa dobbiamo fare.
- Suddividere i compiti più grandi. Ridefinire i compiti articolandoli in piccoli passaggi separati conferisce diversi vantaggi nella lotta alla procrastinazione:
- Un grande progetto non appare più sconvolgente quando se ne conoscono i dettagli.
- È più facile determinare da dove cominciare e quali sono le priorità.
- Le piccole attività sono più facili da delegare.
- Le piccole attività si spostano rapidamente lungo la Kanban Board verso il completamento, dimostrando visivamente i progressi e migliorando la motivazione.
- Ridurre il multitasking. Si può utilizzare il Kanban per limitare l’attenzione a solo 1-3 attività che hanno la massima priorità concentrandosi su di esse una alla volta. Invece, quando cerchiamo di svolgere troppe attività contemporaneamente accade che:
- Precisione e produttività si riducono poiché i compiti incompiuti indugiano e distraggono la mente.
- Emerge il desiderio di continuare a lavorare su un compito e finirlo. Conosciamo tutti l’idea di “lavorare ancora un po’ più a lungo per finire”.
- Delegare attività che possono o devono essere riassegnate. Una causa comune di procrastinazione è semplicemente lo stallo a causa dell’enorme numero di compiti da affrontare e spesso il perfezionismo dei procrastinatori impedisce una sana delega. La delega è un’abilità cruciale nella gestione del tempo, poiché combatte il perfezionismo, consente una migliore distribuzione dei compiti e crea gruppi di lavoro più forti. Se si vuole vincere la procrastinazione, occorre quindi superare la riluttanza a delegare e dedicare una parte del flusso di lavoro al monitoraggio delle attività delegate.
