Gestione del tempo e delega

Il tempo costituisce la dimensione più importante in cui si svolge la nostra vita.

Tempo personale, tempo lavorativo, tempo libero sono tutte espressioni che tendono a segmentare l’utilizzo che facciamo del tempo.

Ma la nostra mente non si presta a questa segmentazione ed il flusso dei pensieri che la occupano narra di un fluire continuo di emozioni e riflessioni che riguardano tutte e tre le sfere.

Mentre guidiamo nel traffico pensiamo agli impegni lavorativi; mentre facciamo dello sport ci viene inaspettatamente in mente la soluzione ad un problema familiare o lavorativo e così via.

Nella vita moderna diventa sempre più difficile compartimentare l’uso del tempo ed occorre farsene una ragione.

Inoltre lo scorrere del tempo, oltre ad avere una rilevanza oggettiva (lo scorrere dei minuti sull’orologio), ha anche una rilevanza psicologica. Tutti abbiamo sperimentato momenti in cui il tempo ci sembrava scorrere lentamente (ad esempio durante un lungo periodo di vacanza o viceversa quando siamo annoiati) oppure momenti in cui il tempo sembrava consumarsi alla velocità della luce (ad esempio quando siamo stressati e troppo presi da impegni e pensieri).

Le lancette dell’orologio vanno sempre alla stessa velocità ma la nostra esperienza del tempo è diversa.

Certamente possiamo dire che il vissuto emotivo condiziona l’esperienza che noi abbiamo dello scorrere del tempo. E d’altra parte il modo in cui utilizziamo il tempo, la qualità del tempo, condiziona il nostro vissuto emotivo.

Una buona gestione del tempo è quindi importante nei limiti del possibile e del ruolo familiare e lavorativo che la vita ci ha assegnato.

Possiamo ad esempio imparare a gestire meglio i criteri di importanza ed urgenza e a riconoscere che non tutto ciò che dobbiamo fare ha per forza lo stesso livello di priorità. Infatti, tra i nostri compiti è sempre possibile distinguere:

• Ciò che è importante ed urgente
• Ciò che è importante ma non urgente
• Ciò che è urgente e non importante
• Ciò che non è né urgente né importante

Possiamo distribuire ciò che dobbiamo fare su questi quattro livelli in modo da non gestire tutto come se fosse solo importante e urgente. Questo porta alla necessità di attribuire una priorità ai nostri impegni e di gestirli in funzione del livello assegnato.

Da questo semplice modello derivano tutte le tecniche di gestione del tempo fino ad arrivare al metodo GTD messo a punto da David Allen che ha sofisticato il modello in modo da renderlo praticabile soprattutto da chi ha un livello molto elevato di impegni come ad esempio dirigenti e top manager. Per far questo è però necessario frequentare un corso come quello proposto a fianco.

Va detto comunque che impegnarsi nell’organizzare meglio il proprio tempo equivale a cercare di organizzare meglio la nostra vita poiché qualità della vita e qualità del proprio tempo sono sinonimi.

Pertanto razionalizzare l’utilizzo che facciamo del tempo equivale ad imbarcarsi in una sorta di dieta dimagrante. Richiede impegno, determinazione e costanza. Se si abbandona il percorso intrapreso, si precipita nuovamente nella disorganizzazione e nel caos e le consapevolezze acquisite rendono ancora più spiacevole la situazione.

Inoltre è importante saper utilizzare bene lo strumento della delega. Non tutti hanno collaboratori cui poter delegare compiti e responsabilità. Ma anche quando c’è questa possibilità non tutti sono in grado di gestire in modo produttivo il rapporto con i propri collaboratori.

Alcuni non si fidano oppure si fanno prendere dall’ansia e finiscono per controllare troppo da vicino l’operato dei propri collaboratori determinando insicurezza e frustrazione. Altri invece partono dal presupposto che sia sufficiente assegnare un compito perché il delegato si metta all’opera in modo produttivo.

Delegare richiede la disponibilità ad accettare gli errori altrui ed a farsi carico di aiutare le persone a superarli. Solo così è possibile far crescere le persone in modo che acquisiscano nel tempo quelle competenze che poi le renderanno autonome.

Tutto ciò, tanto per cambiare, richiede tempo. Ma è un tempo ben speso. Una forma di investimento. Su di noi, sulle nostre capacità e su quelle delle persone di cui ci avvaliamo.

Possiamo quindi dire che utilizzare bene il proprio tempo e quello dei propri collaboratori richiede metodo e che questo metodo per la gestione del tempo non fa parte del nostro patrimonio genetico. Si può apprendere con l’esperienza o partecipando a specifici momenti di formazione. Ma qualunque sia il metodo, è la costanza nella sua applicazione a fare la differenza.