Selezione dei progetti

L’identificazione e selezione dei progetti costituiscono le fasi più significative del Project Portfolio Management. Esse hanno come finalità quella di rispondere ai seguenti quesiti:

1. Come è possibile essere sicuri di avviare i giusti progetti per le necessità aziendali? In questo ambito deve essere analizzata la domanda all’interno dell’organizzazione (Demand Management) in rapporto al piano di sviluppo strategico con un orizzonte temporale da tre a cinque anni in modo da comprendere la sostenibilità delle varie iniziative e la capacità aziendale di fornire un adeguato supporto.
2. Come è possibile essere sicuri di allocare gli investimenti in modo corretto? Si tratta prima di tutto di classificare le iniziative in interventi di miglioramento organizzativo e azioni orientate allo sviluppo del mercato e della clientela. Successivamente è necessario per ciascuno dei due raggruppamenti identificare il consumo di risorse e di fondi nel tempo in modo da ottimizzarne il livellamento delle risorse su scala complessiva ed i flussi di cassa.
3. Chi è responsabile della revisione periodica e selezione dei progetti? Occorre pertanto identificare e formalizzare i ruoli deputati alla gestione del portfolio, allocando in modo dettagliato le responsabilità tra direzione aziendale, Project Management Office, program managers e project managers.

Identificazione

Questo primo processo richiede che sia stata definita e comunicata in modo chiaro una specifica strategia aziendale in modo da poter desumere da questa l’insieme di obiettivi e piani operativi di sviluppo.

Sarebbe quindi opportuno che l’individuazione delle iniziative da svolgere facesse già parte dell’attività di pianificazione strategica e programmazione operativa. Solitamente questo avviene per gli interventi di miglioramento organizzativo, mentre quelli orientati al mercato sono delegati alle varie business unit ponendo un problema di analisi della domanda interna a fronte della multitudine di richieste di avvio (Demand Management). Tale analisi deve essere svolta sulla base di specifici Key Performance Indicators in base ai quali assegnare a ciascuna iniziativa una specifica priorità.

Valutazione, prioritizzazione e selezione dei progetti

Gli indicatori ed i parametri che occorre prendere in considerazione sono i seguenti:

• Net Present Value (NPV)
• Internal Rate of Return (IRR)
• Benefit / Cost Ratio ( BCR o rapporto tra benefici e costi)
• Opportunity Cost (OC)
• Periodo di Payback (PP)
• Ritorno sull’investimento (ROI)
• Valutazione iniziale del rischio complessivo
• Analisi del valore generato

Per costruire tutti questi indicatori per la selezione dei progetti è necessario conoscere:

1. la durata del ciclo di vita;
2. i costi previsti per ciascun periodo contabile;
3. la valorizzazione dei benefit prodotti;
4. il valore di esposizione al rischio.

In un precedente articolo è stata presa in considerazione l’analisi basata su NPV e IRR.

Sarebbe comunque opportuno basare la valutazione su più indicatori in modo da documentare le scelte effettuate secondo più prospettive di analisi come esemplificato nella figura riportata a fianco.

Revisione

Una volta che è stata effettuata la selezione dei progetti in base alle priorità assegnate in fase di valutazione e i lavori sono stati avviati, è necessario svolgere periodicamente una revisione per verificare la capacità di mantenimento degli obiettivi iniziali e di allineamento con la strategia aziendale di ciascuna iniziativa.

Questo significa ripetere periodicamente il processo di valutazione con valori e stime più precise man mano che i lavori procedono.

Ciò al fine di ridefinire le priorità ed i criteri di allocazione degli investimenti per assicurare la sostenibilità del portfolio.

Un’organizzazione dovrebbe maturare dei criteri chiari in base ai quali interrompere ed annullare un progetto qualora le indicazioni che provengono dall’avanzamento ne evidenzino l’impossibilità di mantenere gli obiettivi inizialmente fissati.

L’articolo sulle funzionalità di portfolio management sviluppa proprio le modalità con cui condurre le rilevazioni e le revisioni periodiche attraverso il supporto di strumenti software specifici per la gestione del portfolio.

Ciò consente di raccogliere le informazioni sull’andamento e di rappresentarle graficamente in modo strutturato al fine di consentirne una analisi e valutazione comparata attraverso un set di indicatori appositamente predefinito.