Project Management Office: posizionamento dei servizi

Il posizionamento e di conseguenza il ruolo di un project management office varia notevolmente in funzione di:

  • Gamma dei servizi forniti sia in termini di numero che di livello di sofisticatezza che di destinatari. Questi servizi dovrebbero riflettere se il PMO è visto principalmente come supporto alle attività di delivery oppure è chiamato a fornire un supporto strategico nel raggiungimento degli obiettivi di business e nelle decisioni di governance interna.
  • Governo dei processi di fornitura per migliorare il livello di condivisione ed utilizzo delle risorse disponibili e sul fronte del supporto alla domanda interna in termini di individuazione e selezione dei progetti da avviare e di miglioramento dei criteri di allocazione degli investimenti.

posizionamento-pmoIl posizionamento relativo su queste due dimensioni ha un impatto significativo in termini di influenza che un project management office può avere nel determinare il successo di programmi e progetti all’interno di un’organizzazione e sul valore da essi generato.

Ogni organizzazione è diversa dalle altre dal punto di vista delle sfide riguardanti la gestione di progetti e programmi, delle risorse e delle loro competenze.

In tal senso, il ruolo del PMO può variare significativamente in funzione dei servizi forniti e delle competenze disponibili all’interno del PMO. Occorre quindi evitare approcci generalizzati e prescrittivi che non tengono quindi conto delle peculiarità del contesto organizzativo in cui il project management office è chiamato ad operare.

Vengono pertanto di seguito illustrate le diverse tipologie di servizi che possono essere forniti da un PMO.

Servizi di base:

  • Supporto amministrativo ai project managers
  • Raccolta delle informazioni e riporto al management sullo stato dei progetti
  • Predisposizione degli standards, delle metodologie e degli strumenti di project management
  • Gestione della documentazione relativa a tutti i progetti
  • Promozione all’interno dell’organizzazione delle best practices di project management

Servizi specialistici:

  • Trasferimento ai project managers di competenze relative alle stime, alla gestione di rischi e della schedulazione
  • Coordinamento dei piani relativi ai vari progetti ed all’utilizzo delle risorse, con particolare riferimento a quelle condivise
  • Monitoraggio e revisione delle performances dei progetti
  • Implementazione di sistemi di project management e di supporto decisionale
  • Monitoraggio della qualità nei progetti e gestione delle varianti di progetto

Servizi di consulenza interna:

  • Sviluppo delle competenze del personale coinvolto nei progetti attraverso attività di training & mentoring
  • Consulenza ai project managers e program managers
  • Valutazione delle performances dei responsabili di progetto
  • Reclutamento, selezione dei project managers ed assegnazione degli incarichi
  • Supervisione al tracciamento delle lesson learned e delle azioni di follow-up

Servizi strategici e di governance:

  • Identificazione, selezione, prioritizzazione dei progetti attraverso strumenti per il project portfolio management
  • Allocazione degli investimenti e delle risorse su progetti e programmi
  • Supporto decisionale al vertice aziendale
  • Revisione del portafoglio progetti e dello stato di salute delle iniziative avviate
  • Monitoraggio e revisione del contributo del PMO ai processi di delivery ed al piano di sviluppo aziendale