Il posizionamento e di conseguenza il ruolo di un project management office varia notevolmente in funzione di:
- Gamma dei servizi forniti sia in termini di numero che di livello di sofisticatezza che di destinatari. Questi servizi dovrebbero riflettere se il PMO è visto principalmente come supporto alle attività di delivery oppure è chiamato a fornire un supporto strategico nel raggiungimento degli obiettivi di business e nelle decisioni di governance interna.
- Governo dei processi di fornitura per migliorare il livello di condivisione ed utilizzo delle risorse disponibili e sul fronte del supporto alla domanda interna in termini di individuazione e selezione dei progetti da avviare e di miglioramento dei criteri di allocazione degli investimenti.
Il posizionamento relativo su queste due dimensioni ha un impatto significativo in termini di influenza che un project management office può avere nel determinare il successo di programmi e progetti all’interno di un’organizzazione e sul valore da essi generato.
Ogni organizzazione è diversa dalle altre dal punto di vista delle sfide riguardanti la gestione di progetti e programmi, delle risorse e delle loro competenze.
In tal senso, il ruolo del PMO può variare significativamente in funzione dei servizi forniti e delle competenze disponibili all’interno del PMO. Occorre quindi evitare approcci generalizzati e prescrittivi che non tengono quindi conto delle peculiarità del contesto organizzativo in cui il project management office è chiamato ad operare.
Vengono pertanto di seguito illustrate le diverse tipologie di servizi che possono essere forniti da un PMO.
Servizi di base:
- Supporto amministrativo ai project managers
- Raccolta delle informazioni e riporto al management sullo stato dei progetti
- Predisposizione degli standards, delle metodologie e degli strumenti di project management
- Gestione della documentazione relativa a tutti i progetti
- Promozione all’interno dell’organizzazione delle best practices di project management
Servizi specialistici:
- Trasferimento ai project managers di competenze relative alle stime, alla gestione di rischi e della schedulazione
- Coordinamento dei piani relativi ai vari progetti ed all’utilizzo delle risorse, con particolare riferimento a quelle condivise
- Monitoraggio e revisione delle performances dei progetti
- Implementazione di sistemi di project management e di supporto decisionale
- Monitoraggio della qualità nei progetti e gestione delle varianti di progetto
Servizi di consulenza interna:
- Sviluppo delle competenze del personale coinvolto nei progetti attraverso attività di training & mentoring
- Consulenza ai project managers e program managers
- Valutazione delle performances dei responsabili di progetto
- Reclutamento, selezione dei project managers ed assegnazione degli incarichi
- Supervisione al tracciamento delle lesson learned e delle azioni di follow-up
Servizi strategici e di governance:
- Identificazione, selezione, prioritizzazione dei progetti attraverso strumenti per il project portfolio management
- Allocazione degli investimenti e delle risorse su progetti e programmi
- Supporto decisionale al vertice aziendale
- Revisione del portafoglio progetti e dello stato di salute delle iniziative avviate
- Monitoraggio e revisione del contributo del PMO ai processi di delivery ed al piano di sviluppo aziendale
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