L’assegnazione di priorità ai progetti è una delle attività fondamentali del Project Portfolio Management (PPM) ed è finalizzata a decidere su quali progetti investire in relazione agli impatti ed ai ritorni attesi.
L’allocazione dei fondi per finanziare un progetto dipende infatti dalla sua priorità rispetto agli altri progetti che a sua volta dipende dall’allinenamento con gli obiettivi di business, dal ROI e da altre variabili illustrate nel seguito.
La definizione di un livello di priorità deve scaturire da un’attività di analisi approfondita e fondata su informazioni che si possono ottenere:
- dal business case prodotto nelle fasi iniziali di ciascun progetto;
- da una serie di metriche e KPI predisposti in fase di implementazione del sistema PPM;
- da un insieme di scorecard in grado di combinare tali performance indicators in modo flessibile e riferito al ROI, al valore strategico per l’impresa, alla compatibilità organizzativa, al grado di innovazione, alle probabilità di successo, all’attrattività in termini di mercato ed ai possibili vantaggi competitivi creati;
- da un sistema oggettivo di pesatura per assegnare l’importanza relativa dei KPI e delle scorecard;
- da una procedura per modificare le priorità in funzione di cambiamenti strategici o di mercato.
Questo consente di integrare informazioni qualitative e dati quantitativi che andranno poi normalizzati e confrontati in modo omogeneo.
Si tratta di attività che hanno una loro intrinseca complessità e che per essere svolte correttamente necessitano di essere guidate da strumenti software che contengono “cablate” queste funzionalità come descritto nella specifica sezione di questo sito sul software di project portfolio management.
Un esempio generico
A titolo esemplificativo ed in assenza di informazioni di dettaglio e di strumenti sofisticati per l’analisi di portafoglio, questa può essere ricondotta alla costruzione di un ranking basato su 5 variabili definite in modo qualitativo:
- Il Valore strategico (con un indicatore da 1 a 5 in cui 5 corrisponde al valore più elevato e 1 al meno elevato);
- La probabilità di successo (5 la probabilità più elevata e 1 la meno elevata);
- I vantaggi economici e finanziari (5 elevati e 1 scarsi);
- Il costo (5 basso e 1 elevato);
- L’impatto in termini di risorse (5 basso e 1 elevato).
Questo può consentire di creare una tabella in cui i progetti sono messi a confronto in relazione a ciascuna delle variabili sopra indicate ed in rapporto al punteggio complessivo che è ottenuto sommando i punteggi parziali e dividendo per il numero complessivo delle variabili considerate (in questo caso 5).
L’esempio proposto sotto non prevede ulteriore pesatura, ma questa può essere facilmente introdotta attraverso un valore percentuale attribuito a ciascuna variabile che ne identifica l’importanza nella valutazione complessiva.
Maggiore è il punteggio complessivo più alta è la priorità di un progetto.
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