Portfolio Management Software

Tutti gli strumenti di project portfolio management (PPM) condividono una caratteristica comune, ovvero una banca dati contenente informazioni sui progetti proposti e in corso. Queste comprendono la descrizione del progetto, le responsabilità, le stime dei costi, le risorse necessarie, il calendario, i benefici attesi del progetto, e così via.

Gli strumenti consentono di riportare i dati di progetto a livello di portafoglio per poi fornire diverse viste logiche delle varie componenti del portafoglio in modo da supportare il processo decisionale nella definizione delle priorità e nell’ottimizzazione della capacità aziendale di far fronte alle necessità dei vari progetti.

Tuttavia queste funzionalità variano notevolmente tra un software e l’altro. Gli strumenti più semplici consentono agli utenti solo di classificare manualmente e / o selezionare i progetti. La maggior parte degli strumenti consentono un passo avanti fornendo la possibilità di costruire sistemi per lo scoring in base a criteri pre-specificati o definiti dall’utente.

In molti casi, tuttavia il punteggio assegnato si limita a giudizi soggettivi sulle modalità con cui i progetti supportano gli obiettivi aziendali e le strategie (un approccio denominato allineamento strategico). I metodi di valutazione più semplici sono quasi sempre imprecisi o distorti e quindi incapaci di individuare e massimizzare il valore del portafoglio progetti .

Alcuni software dispongono di strumenti di analisi più sofisticati basati su simulazioni o comunque in grado di valutare ripercussioni ed impatti nella realizzazione dei singoli progetti e del portafoglio nel suo insieme. Alcuni sono anche in grado di rappresentare le conseguenze nel fare o non fare un progetto. Alcuni prodotti contengono strumenti per l’analisi Monte Carlo o altre tecniche per la quantificazione dell’incertezza.

Settori di applicazione

Alcuni software di gestione del portafoglio progetti sono destinati a specifici settori e tipi di investimenti di progetto, mentre altri sono di uso generale. Il fatto che un software sia pubblicizzato per un settore specifico o per alcune tipologie di progetti può significare che lo strumento incorpora logiche specializzate appropriate per quel tipo di settore industriale o progetti. In alternativa, può indicare che sono stati creati numerosi templates che ne rendono più semplice, veloce ed economico l’utilizzo in quel settore industriale e per quella specifica tipologia di progetti. Gli strumenti che sono realmente progettati per determinati settori industriali basano la loro metodologia di utilizzo sui processi di business, i segmenti di clientela e i fattori di successo specifici per uno specifico settore industriale.

Il più grande sottoinsieme di strumenti PPM mirati è costituito da quelli finalizzati a supportare portafogli progetti in ambito IT. Si tratta di applicazioni popolari perché le esigenze IT sono facili da identificare, i costi sono elevati, e la spesa IT è in genere vista come discrezionale e così ha senso definire i criteri per la gestione del demand management e l’attribuzione di priorità. I progetti IT sono spesso difficili da giustificare sulla base delle sole analisi finanziarie, e tali software rendono agevole definire varie metriche di carattere non finanziario per la valutazione e il confronto dei progetti. In genere, gli strumenti per l’IT PPM attribuiscono priorità ai progetti in base a stime sui risparmi potenziali e sul livello di allineamento strategico. Esempi di fornitori con strumenti progettati per l’IT includono HP, Artemis, Cardinis, Compuware, Daptiv, IBM, ITM, Planview, e Serena.

Un’altra grande categoria è costituita dagli strumenti per la gestione di progetti di sviluppo di nuovi prodotti. Questi strumenti rappresentano lo sviluppo dei prodotti come un processo decisionale articolato in stadi. Gli esempi includono prodotti di CA, Gensight, instantis, SmartOrg, Sopheon e Telelogic.

Gli strumenti per il PPM nel settore farmaceutico costituiscono un caso particolare, in quanto le fasi di sviluppo dei farmaci sono ben definite in base a specifici criteri per la compliance, e hanno altre caratteristiche distintive. Alcuni esempi sono gli strumenti Planisware e Portfolio DecisionWare.

Strumenti per l’ingegneria tradizionale e progetti del settore delle costruzioni, così come quelli per i nuovi prodotti o per gestire progetti di ricerca e sviluppo, si distinguono sulla base di capacità specifiche di gestione dei rischi. Esempi di fornitori di strumenti di PPM destinati al settore delle costruzioni sono Meridian Systems, Skire, e Oracle (Primavera). Un’altra applicazione che richiede una forte capacità di gestione del rischio è l’esplorazione di petrolio. Esempi di strumenti per la gestione del portafoglio progetti petroliferi includono Oracle Crystal Ball e Schlumberger Merak Capital Planning.

I fornitori di strumenti per servizi professionali (ad esempio, Innotas, Oracle, OpenAir, XenLogic) si concentrano sull’impiego del personale nei progetti e sulle logiche per la fatturazione.

I settori elettrico, gas e servizi idrici costituiscono aree asset-intensive, e gli strumenti progettati per tali settori si concentrano sulla valutazione dei progetti in termini di impatto sulla performance degli asset (ad esempio, i software di CopperLeaf, Davies Consulting, Folio Technologies, e UMS).

Infine i software come Microsoft Portfolio Server o Microsoft EPM oppure @task si collocano nell’area degli strumenti di utilizzo generale richiedendo però un’attività di personalizzazione non marginale in termini di costi da sostenere per adattare lo strumento alle esigenze specifiche di un’organizzazione.

Funzionalità

Molti degli strumenti precedentemente menzionati si caratterizzano, oltre che per una certa predisposizione per specifici settori industriali, anche per una sostanziale concentrazione di funzionalità in determinati ambiti:

• Strumenti per la gestione delle priorità e l’allineamento strategico. Questi strumenti presentano funzionalità evolute per supportare lo scoring dei vari progetti, la selezione in base ai punteggi, l’allocazione di investimenti.
• Strumenti di gestione dei progetti. Questa tipologia di strumenti si concentra nel fornire una infrastruttura di base per il project management e la collaborazione all’interno dei vari progetti aiutando nella definizione e gestione delle politiche di governance e dei workflow.
• Strumenti per il bilanciamento delle risorse. Questi software di PPM si concentrano sull’ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse nei vari progetti e nell’evitare di produrre colli di bottiglia organizzativi. In particolare, viene analizzato il livello di sharing delle risorse chiave tra i vari progetti, la rendicontazione dei costi e tempi spesi in integrazione con gli strumenti ERP presenti in azienda.

I fornitori del software di project portfolio management rendono fruibili tali funzionalità in diverse modalità:

• Alcuni attraverso l’installazione su PC stand-alone. Questo è il caso di applicazioni particolari e in ambiti specifici che non richiedono più postazioni di lavoro.
• In alternativa, l’applicazione è basata su più postazioni collegate ad un server in modo da fornire l’accesso a più utenti sulla rete locale. Anche se l’applicazione è installata sul server, i computer degli utenti necessitano di un software installato per accedervi.
• Una percentuale crescente di fornitori rendono oggi disponibili on-demand le funzionalità PPM Software as a Service (SaaS). In questo caso il fornitore opera come application service provider (ASP) ospitando l’applicazione che viene resa accessibile via web.

Ogni approccio ha i suoi vantaggi e svantaggi:

• Le applicazioni desktop tendono ad essere relativamente poco costose, e continuano ad operare anche se la rete locale o l’accesso web non sono attivi.
• I server consentono  l’accesso simultaneo degli utenti e offrono un controllo centralizzato, ma gli utenti non allacciati alla rete non hanno accesso.
• Le applicazioni basate sul Web consentono agli utenti di accedere allo strumento da qualsiasi computer, comprese quelle su cui non sarebbe possibile installare il software client (ad esempio, tablet, PDA e iPhone). Il vantaggio principale per i clienti di SaaS sono i bassissimi investimenti iniziali necessari dotarsi del software. Inoltre, una distribuzione SaaS può eliminare la necessità di coinvolgere il reparto IT nella decisione di acquisto. Però l’obiettivo per i fornitori di SaaS è quello di rendere i loro prodotti interessanti per un ampio spettro di potenziali clienti e per rendere i costi incrementali di ogni vendita più bassi possibile. Pertanto, gli strumenti SaaS tendono ad essere semplici e facili da usare, ma mancano di modelli e capacità analitiche che sono specifici per un determinato settore industriale o situazione aziendale. Gli strumenti SaaS quasi sempre includono funzionalità di base per supportare la collaborazione nei progetti, la gestione del progetto, e il bilanciamento delle risorse. Possono però destare preoccupazione in alcune organizzazioni per la sicurezza dei dati e il rischio che interruzioni del servizio taglino fuori gli utilizzatori dell’applicazione.