Quali sono i reali vantaggi del Project Portfolio Management (PPM)? E quali sono i fattori che possono giustificarne l’introduzione in un’organizzazione?
Questi interrogativi sono al centro dell’attenzione in molte realtà che hanno la necessità di gestire una pluralità di progetti e di allocare le risorse e gli investimenti in modo ragionato su quei progetti che creano un maggior valore per l’impresa.
Passare da una gestione centrata sui singoli progetti ad una gestione complessiva dell’intero portafoglio progetti non è un passaggio banale.
Per apprezzare i vantaggi del project portfolio management è necessario un mutamento della cultura interna di un’organizzazione verso una sempre maggiore focalizzazione sul reale contributo che i progetti devono apportare al raggiungimento degli obiettivi strategici e di business.
In particolare, lo sforzo organizzativo richiesto per passare ad una gestione ottimizzata del portafoglio progetti implica:
- nuovi ruoli di gestione del portafoglio (PMO, Portfolio Manager);
- metodologie e standard per la governance dei progetti;
- sistemi software PPM.
A fronte di tutto questo, le possibili contropartite e vantaggi del Project Portfolio Management sono:
- Visibilità. La gestione complessiva del portafoglio progetti porta a far emergere tutti quei problemi che affliggono l’organizzazione e che altrimenti rischierebbero di rimanere annegati nelle difficoltà incontrate in corso d’opera dai singoli progetti. Se un problema è condiviso da una pluralità di progetti, la sua soluzione deve essere individuata a livello aziendale e questo richiede naturalmente la disponibilità del management a coinvolgersi nella sua soluzione.
- Standardizzazione. Definire delle prassi standardizzate per gestire ogni progetto ed il portafoglio nel suo insieme porta ad evitare di dover riscoprire la ruota in ogni circostanza. Una volta definite delle best practices, queste saranno soggette a manutenzione periodica ma i progetti applicheranno gli standard ritenuti al momento ottimali. In questo contesto i responsabili di progetto non si devono preoccupare di definire ogni volta i processi di project management da attivare e questo consente loro di concentrare l’attenzione e gli sforzi su ciò che di veramente nuovo esiste in un determinato progetto. Il risultato è una sostanziale omogeneizzazione dei comportamenti ed una maggiore focalizzazione degli interventi.
- Miglioramento dei processi. La tendenza alla standardizzazione porta a definire sempre meglio i processi sia di delivery che di supporto. Ciò favorisce l’individuazione dei colli di bottiglia e delle inefficienze dei processi organizzativi. La rimozione sistematica delle cause consente di migliorare la performance dei progetti e la ripetibilità di prestazioni di successo.
- Misurabilità delle prestazioni. La possibilità di misurare la performance dei progetti e dei processi consente di comprendere meglio come opera un’organizzazione. D’altra parte, se un fenomeno non può essere misurato allora vuol dire che non può essere gestito. Ma se non viene neanche rilevato allora non può nemmeno essere misurato. La maggiore visibilità e la standardizzazione dei processi consentono di far emergere i problemi, di misurarne l’impatto e di individuare gli interventi correttivi.
- Accountability. Una maggiore visibilità su ciò che accade in ogni progetto ed al portafoglio progetti nel suo insieme consente una migliore accountability e quindi una maggiore trasparenza nei confronti di soggetti terzi (es. Pubblica Amministrazione).
- Focalizzazione. Le organizzazioni che desiderano concentrare le proprie risorse umane e finanziarie sulle attività ad alto impatto sono quelle che possono meglio sfruttare i vantaggi del project portfolio management. Ciò implica una accurata definizione delle priorità e dei trade-off. Ma, se si vuole avere il massimo dalle risorse disponibili, allora il PPM è la risposta
- Change Management. Se da un lato l’introduzione del PPM richiede una buona dose di cambiamento organizzativo, dall’altro l’introduzione di migliori strumenti e criteri di governance consente di gestire in modo ottimale tutte le nuove iniziative di cambiamento per rispondere alle necessità di sviluppo del business.
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