E’ particolarmente importante analizzare i punti di forza e di debolezza di un Project Management Office (PMO) all’interno di un’organizzazione che pone le strategie di delivery al centro del suo sviluppo.
Non è possibile infatti continuare a crescere se non è chiaro il posizionamento attuale in termini di persone, processi, strumenti e metriche:
- Persone. Comprende le modalità di attribuzione degli incarichi di progetto, le azioni di supporto, formazione e tutoraggio svolte dal PMO.
- Processi. Comprende le azioni di adattamento, standardizzazione ed istituzionalizzazione delle metodologie di project management.
- Strumenti. Comprende le prassi per la valutazione, selezione ed introduzione in azienda delle tecnologie migliori per supportare il project management.
- Metriche. Comprende le modalità per definire i KPI dei progetti ed i criteri per valutare la performance del portafoglio progetti e del PMO.
Il livello di maturità di un Project Management Office può ricadere in 5 stadi: costituzione, sviluppo, istituzionalizzazione, gestione, ottimizzazione. La transizione attraverso questi stadi è un processo continuo di miglioramento ma può comportare alcuni passi avanti seguiti da fasi di arretramento.
Lo sviluppo del PMO può infatti arrestarsi se l’analisi di business, lo sviluppo organizzativo e la gestione della qualità non sono al centro dell’attenzione da parte di un’organizzazione.
Tuttavia il PMO può aiutare nel guidare il processo di evoluzione organizzativa attraverso una stretta collaborazione con le altre funzioni aziendali in modo da integrare le strategie con i processi operativi.
Occorre però porsi alcuni interrogativi chiave per comprendere in che misura tutto questo sia realmente alla portata:
- I project managers sono adeguatamente formati per svolgere il loro lavoro di governo del delivery e dei rischi di progetto?
- Il vertice dell’organizzazione è consapevole del ruolo strategico del PMO e delle metodologie di project management nell’assicurare consistenza ai processi di delivery?
- I project managers sono consapevoli dell’importanza di sviluppare le soft skills di comunicazione, negoziazione e leadership nella gestione dei team di progetto e delle relazioni con i vari stakeholders?
- Esistono modalità di condivisione trasversale delle competenze di project management all’interno dell’organizzazione?
- Esiste un programma di supporto e coaching dei project managers per il supporto on-the-job e per assicurare la crescita delle competenze?
- Sono stati individuati i percorsi di carriera per i project managers?
- Sono chiari i criteri con cui gestire la condivisione delle risorse all’interno del portafoglio progetti?
- Sono chiare le modalità con cui il PMO può fornire supporto nel raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione?
- E’ chiaro come valutare la performance del PMO?
In funzione del tipo di risposte alle precedenti questioni si può comprendere in quale dei 5 stadi di sviluppo si trova il PMO.
Ciò può essere analizzato analiticamente anche attraverso un percorso di valutazione strutturato come quello previsto dal modello OPM3.
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