Quando formare il team di progetto

formare il team di progettoGestire la formazione del personale assegnato ai progetti non è un compito semplice.

Questo compito può essere svolto dal PMO nelle organizzazioni che hanno implementato questa funzione organizzativa. Oppure può essere un compito assegnato ai project manager che se ne devono far carico su base sistematica oppure occasionalmente quando le circostanze lo richiedono.

Tutto ciò può essere particolarmente complicato perché alcuni team di progetto possono essere costituiti da numerosi membri che in alcuni casi operano in aree distribuite in tutto il mondo.

Tuttavia, formare adeguatamente i gruppi di lavoro coinvolti nei progetti è fondamentale per garantire un esito positivo dei lavori che vengono avviati, ed è importante saper riconoscere i sintomi premonitori di una carenza di competenze di project management all’interno di un team di progetto.

Si tratta in definitiva di sviluppare una sensibilità comune in tutti i partecipanti ad un progetto nei confronti di alcune regole di base con cui il progetto deve essere condotto e di chiarire a tutti il significato e l’importanza di alcuni formalismi necessari per un corretto svolgimento dei lavori.

Una corretta applicazione del project management richiede di comprendere e condividere il significato di una gran quantità di termini diversi, come ad esempio il concetto di flusso di lavoro, l’analisi dei rischi, le azioni di mitigazione, la produzione di deliverable, il controllo e l’assicurazione qualità.

Una mancata comprensione del significato di questi termini e la conseguente mancata applicazione di alcune tecniche può portare a problemi di comunicazione e inutili ritardi nel progetto.

Pertanto può essere utile passare in rassegna alcune situazioni che possono indicare la necessità di formare il team di progetto:

  • Quando la produzione dei vari deliverable procede a rilento.
  • Quando non è chiara la ripartizione di ruoli e responsabilità (RAM)
  • Quando il piano di progetto non viene compreso e non sono chiari gli impatti tra le varie attività che compongono il reticolo di progetto.
  • Quando i costi sono fuori controllo nonostante sia stato definito un budget ed un limite di spesa per ciascuna attività.
  • Quando non vengono effettuati i controlli per verificare la conformità dei prodotti del progetto con le specifiche concordate con la committenza.
  • Quando i lavori procedono secondo logiche interne ai vari reparti e non secondo il programma concordato con il project manager.
  • Quando il livello di coinvolgimento delle persone è scarso e non sono chiari gli obiettivi e le modalità di svolgimento dei lavori.
  • Quando emergono conflitti all’interno del team sul da farsi.