Project management nella ricerca e sviluppo

I progetti hanno generalmente obiettivi chiaramente definiti, una struttura dei costi trasparente ed una schedulazione con tempi ben definiti. Queste caratteristiche si applicano di meno nel settore della ricerca e sviluppo, rendendo più complesso gestire progetti.

Mentre gli obiettivi di una ricerca o dello sviluppo di un nuovo prodotto possono essere correttamente definiti, trattandosi di progetti nuovi ed innovativi, le informazioni necessarie per una completa pianificazione dei lavori sono per loro natura insufficiente e richiedono pertanto approcci di project management di tipo iterativo e flessibile come, ad esempio la metodologia Agile.

Questa tipologia di progetti richiede infatti ampi margini di flessibilità rispetto a sviluppi inattesi. Pertanto, invece di mettere in piedi una vasta rete di controlli e di verifiche, un progetto di ricerca e sviluppo necessita di meccanismi di governance in grado di adattarsi progressivamente rispetto all’emergere di nuovi sviluppi con il contributo di tutti gli stakeholders di progetto.

In questo contesto, un project manager deve concentrare la propria attenzione su:

Obiettivi del progetto. Questi costituiscono il punto di riferimento per il processo decisionale che accompagnerà tutto il progetto. Essi devono essere chiaramente indicati nel project charter così come devono essere indicati i vincoli di budget.
Integrazione del progetto. Le caratteristiche di flessibilità di questi progetti rendono difficile mantenersi focalizzati sugli obiettivi. Molti partecipanti al progetto hanno interessi diversi ed alcune attività mettono alla prova le capacità e le competenze delle persone. Mantenere il gruppo unito e focalizzato sugli obiettivi è una sfida che si ripete più volte durante il ciclo di vita di questi progetti.
Gestione dei finanziamenti. Questa tipologia di progetti prevede budget soggetti ad essere rivisti frequentemente e se da un lato la flessibilità finanziaria agevola il progredire delle attività, dall’altro crea problemi di continua documentazione dei progressi e di gestione dei rapporti con i soggetti finanziatori. Spesso è necessario trovare nuovi finanziatori e convincerli dell’opportunità di investire nel progetto. Ciò richiede spiccate doti di comunicazione e negoziazione da parte del responsabile di progetto.
Schedulazione. Per sua natura un progetto di ricerca deve avere una gestione flessibile delle tempistiche che però deve essere raccordata con quella del budget di volta in volta disponibile. Ciò impone una continua revisione della baseline di progetto e la produzione di piani di interim che ridefiniscono lo scenario a fronte di nuovi sviluppi o l’ingresso di nuovi soggetti finanziatori.
Documentazione. La documentazione di progetto è più importante in questa tipologia di progetti a fronte del maggior livello di incertezza rispetto a progetti tradizionali. In particolare, il reporting di progetto è fondamentale per mantenere allineate tutte le risorse coinvolte e favorire il processo decisionale.
Revisioni. Un progetto di ricerca e sviluppo richiede numerose revisioni a fronte del monitoraggio e controllo dell’avanzamento dei lavori e delle issues che si presentano durante il ciclo di vita del progetto. I cambiamenti devono pertanto essere analizzati ed approvati attraverso uno specifico workflow di progetto.
Completamento dei lavori. Uno degli aspetti che deve essere chiarito fin dall’inizio è la precisazione delle condizioni che devono essere soddisfatte per considerare il progetto concluso. Per quanto possa sembrare banale, spesso ci si trova in difficoltà quando alcuni stakeholders considerano il progetto concluso ed altri invece ritengono che ancora manchi qualcosa. E’ importante quindi che in fase di pianificazione e di analisi dei requisiti, vengano raccolte le esigenze degli stakeholders riguardo le modalità di chiusura progetto.