Esistono due approcci che possono essere utilizzati nel definire i criteri di governance dei progetti: l’approccio top-down e l’approccio bottom-up.
Per approccio top-down si intende una modalità che privilegia una visione “verticistica” di un progetto che origina da una strategia di business basandosi su un business case ed una analisi di fattibilità e imposta la pianificazione in base alle risultanze di tale analisi.
Per approccio bottom-up si intende invece una modalità che parte dal coinvolgimento del project manager e delle risorse coinvolte nel progetto nel definire i dettagli e i contenuti del lavoro da svolgere.
E’ importante che nel definire i criteri di stima nei progetti vengano tenute presenti entrambe le modalità in modo da confrontare le risultanze dell’una e dell’altra per comprendere come allineare gli aspetti operativi con i requisiti di business.
L’approccio top-down è fondamentale per garantire la governance del portafoglio progetti ed il contributo al business da parte di ciascun progetto.
D’altra parte non va dimenticata l’importanza di un approccio bottom-up per:
- coinvolgere le risorse nel contribuire a definire il lavoro che poi saranno chiamate a svolgere;
- costruire una WBS ed una RAM in base a criteri condivisi con le risorse coinvolte;
- ottenere il consenso da parte degli stakeholder;
- impiegare le tecniche e gli strumenti più evoluti di pianificazione;
- affermare la leadership del project manager attraverso un contributo autorevole in termini di supporto metodologico ad una corretta impostazione del progetto;
- documentare le motivazioni dietro alcune scelte e impostazioni diverse da quelle effettuate in fase di avvio del progetto.
Nella pratica occorre svolgere una analisi bottom-up per i motivi sopra descritti e poi confrontare i risultati ottenuti con l’analisi di business svolta per il progetto.
Questo confronto richiede specifiche competenze: in alcuni casi il project manager può chiedere il supporto del project portfolio manager o di un analista di business.
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