Allocazione delle risorse

allocazione delle risorsePer allocazione delle risorse si intende il processo volto ad individuare le risorse da destinare allo svolgimento delle attività di un progetto.

Ci si riferisce in particolare alle risorse umane ma anche finanziarie, ai mezzi e materiali utilizzati.

E’ necessario procedere prima di tutto a definire puntualmente tutte le attività previste dal progetto e le competenze necessarie per svolgere ciascuna attività.

Successivamente andranno definite le diverse tipologie di risorse richieste da ogni attività e la loro quantificazione in base ad una stima.

Naturalmente la stima andrà assestata in base alla necessità di contenere i tempi ed i costi complessivi del progetto entro i vincoli concordati con la committenza.

Per questo motivo potranno essere necessari più cicli di stima per ottimizzare le diverse esigenze.

Inoltre l’allocazione delle risorse dipende anche dall’impegno di ciascuna di esse in altre attività o progetti.

E’ quindi necessario valutare se, nel periodo in cui ciascuna di esse dovrà essere disponibile per un determinato progetto, esistono o meno contese su di essa dipendenti da altri progetti.

Questa valutazione dovrà essere ripetuta più volte durante il ciclo di vita di un progetto per verificare se, ad esempio a fronte di eventuali ritardi, il carico di lavoro e l’impegno complessivi risultano sostenibili.

In organizzazioni di grandi dimensioni in cui il numero di progetti può essere elevato è difficile mantenere una visibilità sul livello di impiego di ogni risorsa sulle diverse iniziative in cui è coinvolta.

Per questo motivo può essere utile dotarsi di un sistema per la gestione del portafoglio progetti che faccia emergere gli eventuali sovraccarichi.

In molte organizzazioni c’è la tendenza a sovra-allocare le risorse proprio per la mancanza di una visione integrata dell’impegno di personale sui diversi progetti.

Occorre essere realistici e procedere all’allocazione delle risorse basandosi su stime accurate ed ottimizzando il tutto tenendo conto dei reali carichi di lavoro.

In questo può essere utile disporre anche di una funzione organizzativa come il Project Management Office in grado di avere una visibilità complessiva su tutti i progetti di un’organizzazione.

Per quanto riguarda le risorse umane è estremamente importante disporre dei loro profili di competenze aggiornati in modo da tenerne conto nelle assegnazioni oppure nei piani di formazione necessari per adeguare le loro competenze a quanto richiesto da determinati progetti.

Ciò andrà fatto in stretta integrazione con la funzione del personale e nel rispetto delle procedure da essa previste.