Quando le risorse sono pre-assegnate

Capita spesso di dover gestire progetti in cui le risorse sono pre-assegnate.

Questo fatto accade quando si tratta di progetti ricorrenti che una determinata organizzazione sviluppa per i propri clienti. In questa tipologia di progetti ci si basa quindi sulle modalità abituali che si sono adottate in circostanze analoghe.

Ciò invece costituisce un problema quando si devono affrontare progetti innovativi in cui prima di definire la composizione del team occorre comprendere ciò che dovrà essere fatto e le competenze necessarie.

Tuttavia, anche in questi casi molte organizzazioni tendono a definire a priori le risorse da assegnare al progetto finendo col provocare sconcerto e talvolta anche turnover di personale.

Da un punto di vista di ortodossia metodologica prima occorrerebbe analizzare le attività di progetto in modo da comprendere quali persone hanno le caratteristiche per poterle svolgere e verificare la loro effettiva disponibilità nel periodo in cui dovrà essere svolto il lavoro,

Purtroppo molte organizzazioni non riescono a comprendere i requisiti delle risorse e ciò è tanto più problematico quanto maggiore è il numero di progetti gestiti.

Mancano cioè dei chiari criteri di gestione del portafoglio progetti.

Inoltre, le organizzazioni non riescono a identificare e acquisire o sviluppare le necessarie competenze per evitare di trovarsi in difficoltà nello staffare un progetto.

Un responsabile di progetto deve quindi comprendere come comportarsi quando le risorse sono pre-assegnate e deve gestire un progetto in cui le competenze sono carenti.

I passaggi che si rendono necessari sono i seguenti:

• Negoziare. Innanzitutto, occorre comprendere chi ha assegnato le risorse? È un manager funzionale? Oppure il ruolo commerciale che ha venduto il progetto a un cliente? In questi casi occorre incontrarsi per discutere gli obiettivi del progetto, le conoscenze e le abilità che saranno necessarie. In questo ambito è opportuno che il project manager suggerisca le risorse per comporre team negoziandole con i propri interlocutori se esse sono presenti all’interno dell’organizzazione.
• Documentare. A tal fine è utile svolgere una analisi bottom-up documentando attività e competenze da confrontare con le valutazioni fatte da chi ha definito le risorse pre-assegnate.
• Proporre. Si tratta di prospettare le alternative per ottenere le competenze necessarie valutando sia la possibilità di acquisirle dall’esterno oppure sviluppandole attraverso programmi di formazione specialistica. Una analisi costi/benefici delle diverse opzioni può consentire una valutazione accurata di come procedere.