Microsoft Project è uno srumento professionale per la gestione della pianificazione e schedulazione dei progetti. Costituisce uno standard nel settore IT ed è molto utilizzato anche nella pianificazione di progetti appartenenti anche ad altri settori industriali.
Corso Microsoft Project Avanzato
Basato su metodi consolidati
Applicazioni su casi pratici
- sponsor o componenti di uno steering group;
- membri del team di progetto;
- responsabili del budget;
- personale del cliente finale;
- fornitori di una parte del lavoro;
- altri stakeholders di progetto.
Tutti questi ruoli hanno la necessità di comprendere il piano di progetto ed uno strumento come Microsoft Project consente di produrre buona parte della documentazione di progetto contenuta nel piano di project management.
D’altra parte non approfondire i contenuti del piano può avere conseguenze devastanti per il progetto e non dedicare sufficiente tempo alla pianificazione costituisce una delle principali cause di insuccesso di un progetto.
Un utilizzo ottimale di Microsoft Project richiede una buona conoscenza dei fondamenti della metodologia di project management.
Funzionalità di base di Microsoft Project
La pagina principale di MS Project è costituita dalla visualizzazione del Gantt di progetto. Questa si presenta con un formato simile ad un foglio excel. Da sinistra a destra sono presenti le colonne che riguardano i task derivanti dalla WBS di progetto, la loro durata, le date di inizio e fine, e le risorse cui è assegnato ogni task. Infine l’ultima parte a destra è costituita dalla rappresentazione grafica del Gantt.
Nel seguito vengono presentate le funzionalità di base dello strumento. Utili sia per gli addetti ai lavori che per personale non esperto.
TaskID
La prima colonna a sinistra è l’identificatore univoco per ogni attività, simile ai numeri di riga in Excel. Accanto ad essa è il campo Indicatore, che viene utilizzato per visualizzare le informazioni relative ad un particolare compito. Per esempio delle note o collegamenti ipertestuali ad altra documentazione di supporto come documenti word o powerpoint.
Attività e durata delle attività
La colonna nome attività contiene la descrizione di ogni attività. Ciascuna descrizione deve essere sufficientemente dettagliata in modo che si possa chiaramente capire quali sono i deliverables associati. Si noti che le attività sono organizzate logicamente in attività di riepilogo e sotto-attività. Le attività di riepilogo vengono utilizzate per ordinare gruppi di attività. Nell’immagine sotto riportata, le specifiche funzionali, le specifiche tecniche ed il disegno degli artwork formano un raggruppamento logico dal titolo “Specifications and designs”.
Se si guarda attraverso la visualizzazione Gantt si noterà che le attività di riepilogo (o work element della WBS di progetto) vengono visualizzate come linee nere che illustrano l’inizio e la fine delle sotto-attività.
Poi si vedrà la colonna durata. Ogni durata può essere inserita in mesi, settimane, giorni, ore e addirittura minuti. Le attività di riepilogo mostrano la durata cumulata delle sotto-attività. In fase di inserimento lo strumento presenta una durata predefinita di un giorno che poi andrà modificata con quella effettiva.
Data di inizio e fine
In queste colonne possono essere inserite le date di avvio e di completamento previste per ciascuna attività. Queste date possono essere imposte oppure calcolate automaticamente da MS Project sulla base della durata, delle ore di lavoro indicate, dell’allocazione di risorse su ogni attività e delle dipendenze tra attività. Queste informazioni possono essere inserite nelle altre colonne oppure tramite il pannello apposito “Attività” cliccando due volte sulla riga di ciascuna attività. Andrebbe comunque evitato di imporre le date in quanto questo modo di operare pone dei vincoli al progetto, mentre sarebbe opportuno lasciare che sia lo strumento a calcolarle sulla base degli altri valori.
Dipendenze, predecessori e successori
Lo strumento è in grado di gestire tutti i tipi di dipendenze:
- Fine-Inizio
- Fine- Fine
- Inizio-Inizio
- Inizio-Fine
Nelle colonne predecessori e successori sono indicati gli ID delle attività che precedono o seguono quella descritta in una determinata riga del documento MS Project. Idealmente, il primo task di un progetto non ha un predecessore e l’ultimo task del progetto non ha un successore.
E’ inoltre possibile inserire eventuali lead e lag all’interno della schedulazione.
Risorse
La colonna Risorse serve per registrare le persone, i team e i mezzi strumentali utilizzati per completare il lavoro. Possono naturalmente essere assegnate più risorse a ciascuna attività ed alcune di esse possono essere utilizzate part-time. Il project manager associerà a ciascuna risorsa la percentuale di tempo dedicata all’attività in questione. Sarebbe auspicabile che la risorsa venga precisamente identificata, magari per nome e cognome, evitando di indicarla genericamente per ruolo o finalità.
Vista del Gantt
Il termine Gantt deriva da Henry Gantt che nel 1910 ha sviluppato questo metodo di rappresentazione delle attività di un progetto che associa a ciascuna di esse una barra proporzionale alla durata posizionata in un calendario con date di inizio e fine corrispondenti all’inizio e fine della barra. In questa rappresentazione ogni attività è collegata ai propri predecessori e successori tramite un collegamento terminante con una freccia che ne chiarisce il tipo di dipendenza.
Orario di lavoro
Per definizione Microsoft Project considera un orario di lavoro dal lunedì al venerdì dalle 08.00 alle 17.00 con un’ora di pausa per il pranzo. Naturalmente, possono essere impostati altri orari lavorativi, inserire festività e periodi di ferie.
Percorso critico
Il percorso critico è quello costituito dal ramo di progetto di durata più lunga che coincide quindi con la durata dell’intero progetto.
Le attività che compongono il percorso critico sono a loro volta critiche perché ogni loro ritardo si traduce in un corrispondente ritardo dell’intero progetto.
Vanno quindi monitorate con il massimo livello di priorità in quanto condizionano il risultato finale. In corso d’opera il percorso critico può variare a fronte di slittamenti di altri rami del progetto. Quindi il percorso critico deve essere di volta in volta evidenziato e tenuto sotto controllo. MS Project consente di evidenziare automaticamente il percorso critico.
Conclusioni
Microsoft Project non costituisce un prodotto perfetto.
La prossima versione colmerà molte lacune come, in particolare, una scarsa presenza di funzionalità di collaborazione on line che sono invece presenti in molti altri prodotti.
Costituisce invece uno strumento molto diffuso in virtù della sua semplicità di utilizzo per cui è importante familiarizzarsi con le sue modalità di rappresentazione e di utilizzo pratico che costituiscono ormai uno standard.
Le modalità più avanzate di utilizzo possono invece essere approfondite attraverso un corso avanzato di Microsoft Project.
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