Lo sviluppo di una WBS non è sempre facile e richiede tempo ed un impegno non indifferente. A volte può essere anche difficile sapere da dove cominciare.
La Work Breakdown Structure costituisce la base per la gestione dei progetti. Tutti i principali processi di pianificazione di un progetto prendono il via dalla WBS. Quindi, la capacità di predisporre una WBS dettagliata è una competenza essenziale di project management.
Un project manager deve pertanto essere formato in modo da:
- Produrre una WBS, che sia completa ed accurata attraverso un metodo strutturato per fare in modo che vengano individuate ed incluse tutte le componenti del lavoro da svolgere, ridotti al minimo i rischi e massimizzata la probabilità che il progetto abbia successo.
- Suddividere con precisione il progetto in pacchetti di lavoro più piccoli. Ciò comporta il duplice beneficio di rendere più facili le attività per i membri del progetto e di rendere più facilmente identificabili le milestones del progetto.
- Utilizzare il modello di rappresentazione più vantaggioso a seconda del tipo di progetto che si sta sviluppando. E’ importante ricordare che un obiettivo importante della WBS è comunicare nel modo più chiaro e comprensibile anche ai non addetti ai lavori i contenuti ed i deliverables di un progetto. In tal senso esistono diversi esempi di WBS per le varie tipologie di progetti.
A tal fine è importante coinvolgere i membri del team di progetto per lo sviluppo della WBS. Coinvolgere il team di progetto e risorse esperte nei passaggi per la creazione della WBS incoraggia le discussioni per:
- chiarire le incertezze e ambiguità;
- identificare le ipotesi più corrette;
- circoscrivere l’ambito del progetto;
- evidenziare le principali problematiche fin dalle fasi iniziali di pianificazione.
Poiché la WBS è la base per gli altri processi di pianificazione, questo tipo di impostazione produce delle importanti ricadute e benefici:
- La WBS è uno strumento essenziale per definire l’ambito del progetto. Essa definisce con chiarezza ciò che è incluso e ciò che è escluso e precisa i deliverable del progetto. La creazione della WBS nelle fasi iniziali di un progetto facilita molto le interazioni con il cliente in quanto riduce il rischio di incomprensioni.
- La WBS pone le basi per il calcolo accurato dei costi di progetto. Una WBS dettagliata aiuta infatti a determinare una stima di dettaglio dei costi in quanto parte dalle componenti elementari da produrre ed analizzando i task necessari a realizzarle.
- Anche la schedulazione di progetto può essere sviluppata solo dopo aver predisposto una WBS completa che comprenda tutte le attività. Ciò aumenta la probabilità che il progetto sia completato in tempo e vengano rispettate le date di consegna concordate con il cliente.
- La definizione dei rischi di progetto parte da una analisi accurata dell’ambito e delle componenti di un progetto per comprendere in che misura eventi rischiosi possono incidere su tali componenti quantificandone gli impatti. Pertanto la WBS aiuta a comprendere l’articolazione del lavoro da svolgere e l’impatto dei possibili rischi su tali componenti.
- Una WBS ben definita aumenta quindi la probabilità che il progetto raggiunga i suoi obiettivi. Perché ci sono meno possibilità che il lavoro fondamentale venga omesso ed è più agevole qualificare e quantificare i tempi, i costi, le risorse coinvolte ed i rischi associati.
La WBS può inoltre essere utilizzata per gestire i fornitori di servizi in outsourcing, come pure i membri del team di progetto interni. Serve infatti per comunicare l’output previsto da un progetto ed i flussi di lavoro necessari a produrli, vincolando le risorse interne ed esterne al rispetto di quanto in essa indicato.
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