Nella gestione della qualità di progetto è importante raccogliere in modo strutturato informazioni sui deliverables e su quanto prodotto da un progetto.
E’ importante definire le finalità della raccolta dati e le modalità di raccolta che possono essere:
- di monitoraggio del processo di produzione;
- di monitoraggio a fronte di problemi emersi;
- di rappresentazione statistica dell’andamento della produzione;
- di predisposizione di un campione di osservazioni per analisi successive.
In tal senso, il foglio di raccolta dati serve a raccogliere dati basati sull’osservazione di un campione per identificare e misurare determinati fenomeni oggetto di analisi. Nella maggior parte dei cicli di soluzione dei problemi e di brainstorming la raccolta dei dati è il primo passo per inquadrare la situazione in “fatti” e decidere un piano di intervento.
Perché il processo di raccolta dei dati proceda fluidamente è necessario definire preliminarmente:
- quali dati sono necessari;
- perché i dati sono necessari;
- quando sono necessari;
- dove si trovano;
- quando possono essere raccolti;
- chi deve raccoglierli;
- come devono essere raccolti;
- come devono essere registrati ed archiviati.
Dati e informazioni possono essere divisi e analizzati sotto i seguenti aspetti:
- di misura (es. tempo, lunghezza, peso)
- di conteggio numerico (quantità, numero pezzi difettosi, ecc);
- di merito relativo o priorità [molto-poco, buono-cattivo, frequente-raro);
- di sequenza nella classificazione (primo, secondo, terzo);
- di punteggio (valutazione per punti caratteristici e quindi somma dei punteggi relativi).
La raccolta dei dati può quindi essere ordinata in base a diversi criteri. Tra gli altri, per reparto, per gruppo omogeneo, per linea di produzione, per turno, per prodotto, per macchina, per addetto, per lotto, per tipo o cause di difetto, per forniture.
I dati possono essere raccolti su diversi tipi di foglio, per esempio diari, registri, rapporti e questionari. Quando tuttavia si presenta la necessità di registrare parecchi dati, è consigliabile progettare tabelle particolari come ad esempio i “fogli di verifica’.
I fogli di verifica sono semplici questionari in cui viene posta la domanda: “con quale frequenza si manifestano determinati eventi?”. La loro stesura richiede i seguenti passaggi:
- Decidere con esattezza quale evento osservare (l’attenzione di tutti deve essere concentrata sul medesimo caso).
- Decidere il periodo di tempo entro il quale vanno raccolti i dati.
- Sviluppare un modulo chiaro e di semplice utilizzo.
Perché l’analisi delle informazioni raccolte risulti produttiva è importante:
- accertarsi che le osservazioni o campioni siano quanto più casuali possibile;
- evitare la raccolta di un numero eccessivo di dati (il campione deve essere significativo ma non ridondante altrimenti aumentano esponenzialmente i costi di rilevazione e analisi);
- ricordare che non sempre i dati disponibili sono quelli utili (occorre quindi raccoglierne altri);
- annotare con chiarezza l’origine dei dati;
- non lasciare passare troppo tempo tra la raccolta e l’analisi dei dati;
- annotare non solo lo scopo e le caratteristiche delle misurazioni, ma anche la data, gli strumenti usati per la rilevazione, il metodo seguito e chi le ha eseguite.
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