Il lavoro di gruppo nel project management occupa un ruolo fondamentale.
La capacità dei membri di un team di progetto di integrarsi tra loro è vitale per il buon esito di un progetto.
Questo consente di:
- Mettere in comune fatti, dati, informazioni, opinioni, pareri, conoscenze e competenze
- Approfondire obiettivi ed esigenze individuali dei componenti di un team
- Conoscere meglio le modalità operative adottate nei vari settori di un’organizzazione
- Aumentare le esperienze, informazioni, idee individuali
- Sviluppare finalità condivise
- Elaborare nuove idee, proposte, soluzioni
- Aumentare il livello di responsabilizzazione di un maggior numero di persone circa i risultati del lavoro svolto
- Sviluppare una maggiore comprensione reciproca da parte dei componenti del team
Il project manager occupa un ruolo centrale nella creazione del team e deve essere in grado di strutturarne il lavoro attraverso una specifica metodologia di project management e chiarendo fin dalle fasi iniziali:
- Obiettivi. Le finalità e i compiti per cui il gruppo di lavoro si è costituito, che ne giustificano l’esistenza e ne chiariscono la natura
- Struttura. L’articolazione dei Ruoli e delle Responsabilità
- Meccanismi operativi. Le procedure e i metodi adottati dal gruppo per regolarne il lavoro
Ciò viene fatto attraverso una serie di passaggi e di momenti di coordinamento:
- Riunioni di avvio e di comunicazione degli obiettivi
- Definizione del calendario dei lavori
- Attribuzione di compiti, responsabilità, deleghe
- Definizione dei momenti di controllo
- Riunioni periodiche per verificare lo stato del lavoro e i fabbisogni
- Attività di reporting
- Incontri individuali per valutare le prestazioni
- Momenti formali di valutazione del progetto
Barriere alla collaborazione nel project management
Nonostante gli sforzi di coordinamento e di integrazione del team da parte del project manager, possono emergere in ogni fase del ciclo di vita di un progetto dei momenti di difficoltà in cui il team di progetto o alcuni suoi componenti non riescono a sviluppare quel rapporto di collaborazione così importante per raggiungere gli obiettivi assegnati.
Ciò può dipendere da:
- Differenti punti di vista, priorità, interessi
- Pregiudizi personali
- Conflitti di ruolo e di responsabilità
- Obiettivi non chiari
- Ambiente di progetto mutevole
- Competitività per la leadership nel gruppo
- Carenza di definizione e strutturazione
- Selezione non accurata del personale di progetto
- Scarsa credibilità e/o autorevolezza del capo progetto
- Mancanza di impegno dei membri del team
- Problemi di comunicazione
- Mancanza di supporto del management
Tutto questo porta spesso a situazioni in cui si sperimentano dei veri e propri blocchi ed ostacoli al lavoro di gruppo rappresentati da:
- Lungaggini e controversie su un problema specifico
- Ritorno alle posizioni iniziali con perdita di tempo e di motivazione
- Difficoltà a rispettare tempi e modi
- Discussione accanita tra alcuni membri del team su problemi estranei ai problemi in oggetto
- Posizioni radicali su principi
- Esclusione/autoesclusione di alcuni: atteggiamento passivo, disagio a parlare sentendosi al centro dell’attenzione
- Monopolizzazione da parte di pochi
- Incertezza nel raggiungimento dei risultati del lavoro di gruppo
Ciò richiede da parte del project manager una grande attenzione perché non si sviluppino conflitti interpersonali che avrebbero conseguenze letali per il progetto. Questi conflitti possono essere dovuti a cause di varia natura:
- Differenze di personalità
- Differenze di valori
- Differenze di prospettive
- Differenze di obiettivi
- Differenze culturali
- Esigenza di salvaguardare le esigenze del proprio reparto di appartenenza
Per questi motivi è assolutamente indispensabile che un project manager definisca una strategia complessiva di gestione del ciclo di vita del team di progetto in modo da accompagnarne l’evoluzione smussando i punti di possibile attrito e fornendo l’organizzazione e la struttura necessari per creare un clima di certezza organizzativa.
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