Come aiutare il team a gestire i rischi di progetto

aiutare il team nei rischiIl lavoro di un project manager non riguarda solo la gestione del processo di delivery.

Deve prendere in considerazione anche i possibili fattori che possono ostacolare il corretto svolgimento del lavoro.

In particolare, l’identificazione e la gestione dei rischi associati al progetto è fondamentale per non trovarsi a rincorrere l’emergenza.

Le persone non amano parlare dei rischi. L’emergere di un rischio è spesso visto come frutto dell’incapacità ad operare e quindi si pensa che basti coinvolgere nel progetto le persone con. le giuste competenze.

Questo fatto può mettere in difficoltà il team. Perché non è sempre solo una questione di incompetenza.

Ma può essere frutto di impreparazione. Nel senso che è normale che in un progetto si presentino eventi problematici ed inattesi. Ma, se si ha sufficiente esperienza, ci si può attrezzare preventivamente per gestirli soprattutto attingendo alla storia di progetti precedenti individuando le contromisure che a suo tempo sono state adottate.

A tal fine, può essere utile svolgere alcuni incontri con il team di progetto per individuare i rischi connessi con il progetto che ci si trova ad affrontare.

Per censire tali rischi può essere utile procedere come segue:

  • Rivedere la documentazione del progetto in corso e quella di precedenti progetti similari
  • Svolgere dei colloqui con esperti
  • Effettuare un brainstorming con il team di progetto
  • Preparare dei diagrammi causa-effetto per supportare l’analisi dei rischi
  • Predisporre delle check-list con i rischi che si sono già presentati in progetti simili
  • Effettuare una analisi SWOT insieme con il team

I rischi e tutte le informazioni ad essi connesse andranno inseriti in un apposito registro dei rischi.

Una volta individuate le potenziali minacce, è necessario svolgere una analisi qualitativa per poi assegnare a ciascun rischio una priorità:

  • Definire di una matrice di probabilità e impatto per fornire un punteggio a ciascun rischio
  • Raggruppare i rischi per categoria
  • Avvalersi se necessario del supporto di esperti

Una volta assegnata un priorità ai rischi, per i rischi più significativi deve essere svolta una analisi quantitativa per individuare il danno potenziale che i rischi a priorità più alta possono comportare:

  • Raccogliere dati sui problemi potenziali
  • Esaminare la documentazione di progetti precedenti
  • Utilizzare le distribuzioni di probabilità
  • Svolgere analisi di sensitività
  • Avvalersi del supporto di esperti
  • Stimare il valore monetario atteso utilizzando anche alberi decisionali
  • Applicare la tecnica Monte Carlo

Una volta analizzati i rischi è necessario definire le strategie di risposta da adottare e le responsabilità di attuazione di ciascuna strategia. Ciò sarà utile anche per configurare il budget di contingency per poter gestire ciascuna strategia.

Tutte le attività precedentemente illustrate devono essere svolte in fase di pianificazione del progetto.

Successivamente, il monitoraggio e controllo del progetto dovrà farsi carico di tenere sotto controllo anche i rischi ed in particolare gli esiti delle strategie di risposta per quei rischi che si sono effettivamente presentati e aggiornando di conseguenza il registro dei rischi.

Gestione dei rischi di progetto