Analisi SWOT

L’analisi SWOT di un progetto è un’attività finalizzata ad approfondire le condizioni di contesto (interno ed esterno) in cui il progetto dovrà svolgersi:

• Punti di forza dell’organizzazione (Strengths)
• Punti di debolezza dell’organizzazione (Weaknesses)
• Opportunità presentate dal contesto esterno (Opportunities)
• Minacce (Threats)

Si tratta di una tecnica sviluppata da oltre 50 anni per individuare strategie d’impresa e piani operativi in situazioni connotate da incertezza e forte competitività.

Nella sostanza, con l’analisi SWOT è possibile valutare come:

• utilizzare i punti di forza della propria organizzazione;
• correggere i punti di debolezza;
• sfruttare le opportunità che si presentano;
• difendersi dalle minacce che possono ostacolare il regolare svolgimento dei lavori.

La sua efficacia dipende dalla possibilità di effettuare una lettura incrociata delle informazioni raccolte nel momento in cui si decidono le linee da seguire per raggiungere gli obiettivi prestabiliti.

Per rendere più agevole la lettura, i risultati dell’analisi SWOT vengono presentati in forma sintetica in una tabella come quella a fianco riportata e poi descritti a parte più diffusamente.

Il suo ambito di utilizzo nel Project Management è costituito sia dal controllo delle aree di pianificazione e di rischio, sia dal dall’individuazione dei benefici di progetto e delle aree di creazione di valore e di vantaggio competitivo.

L’analisi SWOT è usata per valutare le attività specifiche di un progetto al fine di ottimizzarne il potenziale, nonché per valutare i rischi al fine di determinarne le modalità più appropriate di gestione.

L’indagine viene normalmente eseguita durante la fase di avvio di un progetto in modo che gli elementi che emergono possano formare la base per il Business Case ed il piano di progetto, ma può anche essere utilizzata in seguito nel progetto qualora si presentino difficoltà sia di pianificazione che di esecuzione ed occorra produrre risposte incisive.

Fasi dell’analisi SWOT

Ogni sessione di approfondimento dovrebbe sempre avere un obiettivo chiaramente definito ed è responsabilità del Project Manager chiarire sia le finalità che le modalità di svolgimento a tutti i partecipanti alla sessione.

Essa coinvolgerà tutti i soggetti interessati, ove possibile, e i membri chiave del team di progetto.

Se l’analisi SWOT viene eseguita all’inizio di un progetto, l’obiettivo è probabile che sia l’identificazione completa di tutte le attività necessarie e dei potenziali rischi in modo da predisporre un piano.

Tuttavia, se è condotta nel corso di un progetto già avviato, l’obiettivo potrebbe essere, ad esempio, quello di rivalutarne il budget e la schedulazione.

Poiché gli obiettivi per cui viene svolta possono variare, anche i quesiti di fondo cui rispondere per far emergere le informazioni necessarie possono essere molto diversificati.

Non c’è quindi un set predefinito di domande e pertanto prima di ogni sessione il Project Manager dovrà produrre e comunicare ai partecipanti lo specifico set di quesiti da utilizzare in modo da focalizzare l’attenzione ed il coinvolgimento.

In tal senso, può essere opportuno inviare le domande in anticipo per consentire ai partecipanti di raccogliere tutte le informazioni utili in anticipo.

I quesiti tipici di un’analisi SWOT sono:

Punti di forza

• L’azienda dispone in house delle necessarie competenze?
• E’ stato fissato un budget per il progetto?
• Quali sono i benefici in termini di business correlati con lo svolgimento del progetto?
• Il progetto richiederà nuove tecnologie e strumenti?
• Qual è l’esperienza del team di progetto su progetti simili?

Punti di debolezza

• Esiste una stima attendibile dei costi?
• L’azienda ha un budget di contingency per gestire i rischi associati al progetto?
• Quali sono gli svantaggi implicati dal progetto?
• Quali parti del progetto è opportuno esternalizzare?
• La pianificazione proposta è realistica?

Opportunità

• Il progetto si svolgerà in un’unica location o più location?
• Il progetto avrà anche un’articolazione internazionale?
• I concorrenti presentano punti di debolezza  nelle aree coinvolte dal progetto?
• Il progetto consente di sfruttare le tendenze del settore cui si applica?
• Sono previsti nuovi, imminenti sviluppi tecnologici?

Minacce

• C’è una concorrenza già consolidata nelle aree impattate dal progetto?
• La struttura di costi è compatibile con il valore da creare e con le caratteristiche della concorrenza?
• Il personale con le competenze necessarie al progetto è difficilmente reperibile o sostituibile?
• La nuova tecnologia è stata sufficientemente sottoposta a test?
• La congiuntura economica nazionale ed internazionale può avere impatto sul progetto?

L’elenco dei quesiti può naturalmente essere molto più lungo e specifico in un caso reale ma quello proposto può comunque essere un buon punto di partenza.

Lo svolgimento di un’analisi SWOT consentirà quindi di acquisire informazioni dettagliate e strutturate per guidare il processo decisionale riguardante un progetto in tutte le fasi del ciclo di vita.