E’ importante svolgere periodicamente degli audit di progetto per verificare in che misura le attività di project management vengono svolte nel rispetto degli standard interni.
Naturalmente ciò è auspicabile in organizzazioni fortemente strutturate e che hanno un elevato livello di maturità nel project management.
In queste realtà la presenza di standard di project management è garanzia della replicabilità di risultati di successo e di omogeneità di comportamenti da parte di tutti i responsabili di progetto.
Ad esempio, consente a realtà che operano in aree geografiche distanti e culturalmente diverse di avere approcci similari nella gestione di un progetto e di poter così spostare risorse da un progetto all’altro senza dover ogni volta illustrare a tali risorse le eventuali differenze metodologiche.
E’ anche un’occasione per fornire assistenza ai project manager meno esperti affinché presentino performance allineate a quelle del resto dell’organizzazione.
Un audit di progetto dovrebbe essere condotto da persone diverse da quelle impegnate nel progetto.
La presenza di un Project Management Office faciliterebbe questo compito in quanto sarebbe lo stesso PMO a condurre tali controlli finalizzati a verificare la correttezza organizzativa e metodologica con cui un progetto viene gestito.
Ciò dovrebbe avvenire durante il ciclo di vita di un progetto ed in particolare alla fine del progetto.
Obiettivi
Un audit di progetto deve prendere in considerazione:
- qualità e quantità della documentazione prodotta
- tracciamento di tutte le criticità che si sono manifestate durante il progetto (issue log)
- tracciamento di tutte le modifiche all’ambito iniziale del progetto
- tracciamento delle lesson learned
- analisi delle baseline di progetto
- performance del progetto al momento della valutazione e previsioni a finire
L’audit di progetto deve favorire l’emergere di comportamenti orientati all’eccellenza ed assistere i responsabili di progetto individuando soluzioni ed approcci migliorativi delle loro performances.
Può inoltre aiutare a meglio comprendere le esigenze di formazione dei team di progetto.
Come condurre un audit di progetto
Il processo si articola nei seguenti passaggi:
- Pianificazione. Lo scopo è quello di chiarire fin dove ci si vuole spingere in termini di controlli. Inoltre è bene utilizzare questo passaggio per spiegare ai diversi stakeholder che i controlli saranno mirati a far emergere eventuali azioni correttive a fronte delle tendenze anomale rilevate.
- Svolgimento. L’aspetto saliente di questo passaggio è la raccolta strutturata di dati sull’andamento del progetto. Ciò viene fatto attraverso il processo di monitoraggio e controllo. Una volta raccolti i dati, occorre elaborarli in modo da fare emergere informazioni chiare sullo stato dei lavori.
- Reporting. Le informazioni rilevanti dovranno essere inserite in una sintesi per fornire una panoramica chiara e ampia sull’andamento del progetto. E’ importante che, oltre alle eventuali tendenze anomale, vengano evidenziate anche le situazioni positive che si sono create.
- Presentazione dei risultati. Una volta predisposta la relazione di sintesi, occorre presentarla a tutte le parti che devono conoscere i risultati dell’analisi effettuata, dal proprio team agli stakeholder chiave.
- Piano d’azione. Sulla base delle informazioni presentate, è ora possibile sviluppare un piano d’azione (Action Plan) che contribuirà a migliorare l’efficienza complessiva. Le persone andranno quindi coinvolte assegnando loro le azioni correttive da svolgere e le relative scadenze.
- Follow-up. Lo svolgimento e i risultati del piano di azione andranno monitorati in modo da apportare eventuali miglioramenti se le cose non andassero esattamente come pianificato.
L’audit di progetto andrà ripetuto più volte durante tutto l’arco di tempo in cui si sviluppano i lavori in modo da assicurare una attività costante di revisione periodica della performance.
Categoria: