Le previsioni di progetto consistono nel prendere le informazioni sulle prestazioni del progetto in un determinato momento proiettandole fino alla fine del progetto.
L’informazione previsionale è quindi diversa da quella sullo stato attuale che fotografa la situazione ad una certa data.
Le previsioni possono riguardare la durata complessiva del progetto, i costi finali e la qualità finale del lavoro.
Un ulteriore fattore previsionale riguarda i rischi primari e quelli residui cui il progetto può essere ancora soggetto prima del completamento dei lavori.
L’accuratezza delle previsioni di progetto dipende dalla quantità di informazioni disponibili, dalla regolarità della loro rilevazione e dalla loro attendibilità.
Una regola empirica generale consiste nell’attendere che un’attività, una fase o un risultato finale siano completati almeno dal 25% al 40% prima di provare a fare previsioni.
Prima di allora ci si dovrebbe attenere a quanto indicato nella baseline precedentemente fissata.
Le previsioni di progetto muniscono il project manager di preziose conoscenze che consentono una gestione proattiva di progetti e risorse.
Inoltre contribuiscono a creare un clima di fiducia sulla possibilità di soddisfare le richieste dei clienti e consentono di valutare in modo ponderato le diverse opzioni che si pongono per facilitare il completamento dei lavori.
Un approccio proattivo consente infatti di anticipare i problemi e di individuare tempestivamente le soluzioni più opportune.
Punti di attenzione
Quando un progetto deve attraversare più fasi prima del completamento, è opportuno ricordare la cosidetta “regola del 10” che dice che il costo di correzione di un problema tecnico aumenta di dieci volte nel passare da un fase a quella successiva perché occorre procedere a rilavorazioni, aumenta il numero di persone impattate dal problema, crescono i ritardi e le inefficienze.
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Applicazioni su casi pratici
Per quanto riguarda le previsioni sulle tempistiche, è opportuno far sempre riferimento al percorso critico del progetto in modo da comprendere la possibilità di apportare azioni correttive tramite interventi di crashing o fast tracking.
Quando le previsioni di progetto riguardano i costi, sarebbe opportuno fare affidamento sulla tecnica dell’Earned Value.
Sfortunatamente, molte organizzazioni non applicano questo metodo.
In tal caso il project manager dovrebbe fare affidamento sulle previsioni tendenziali, che a volte vengono chiamate previsioni “lineari”, ottenute prendendo la spesa corrente del progetto e estrapolando il tasso corrente di spesa fino alla fine del progetto.
Ciò fornisce una previsione approssimativa che non tiene conto dal fatto che molte attività potrebbero avere un andamento della spesa diverso dal preventivato con effetti cumulati difficili da determinare.
Le risorse che devono svolgere le attività rimanenti possono essere superiori o inferiori rispetto alle risorse precedenti. Inoltre non si tiene conto del fatto che il progetto potrebbe essere in anticipo o in ritardo.
Se il progetto è in anticipo sulla pianificazione, la spesa fatta per raggiungere tale condizione aumenta il valore estrapolato del costo finale del progetto. Se il progetto è in ritardo, la mancanza di spesa relativa alle attività non ancora lavorate crea un valore estrapolato del costo totale del progetto che è troppo basso.
Occorre quindi valutare caso per caso e costruire empiricamente i necessari correttivi.
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