Il Project Management Office sta sempre più assumendo un ruolo propulsivo nelle organizzazioni.
Il PMO non sempre gestisce operativamente i progetti, per cui in molte organizzazioni il PMO non ha un collegamento diretto con la gestione di un singolo progetto oppure il collegamento esiste ma solo in modo indiretto. Quindi, il valore aggiunto per un PMO può essere meno tangibile e più soggettivamente valutabile.
Un PMO centralizzato consente di assicurare ad esempio che tutti i project manager possiedano un nucleo di competenze di project management, processi comuni e modelli.
Il PMO deve pertanto costruire e manutenere un approccio interno di project management adatto all’organizzazione di appartenenza e supportare i project manager nell’utilizzo di pratiche comuni e condivise di project management, procedure e modelli di processo.
Inoltre, il PMO deve operare per fornire un punto di vista organizzativo dello stato di tutti i progetti al fine di segnalare le criticità, i miglioramenti compiuti, e i risultati nel tempo.
L’insieme dei servizi forniti dal Project Management Office può essere ampio o limitato in funzione delle esigenze organizzative e del livello di maturità nella gestione delle problematiche di project management.
Il ruolo chiave del PMO può quindi comprendere:
- Miglioramento dei tempi di delivery attraverso una maggiore comprensione del processo e dei colli di bottiglia che lo vincolano;
- Ottimizzazione dei costi di delivery attraverso l’eliminazione dei colli di bottiglia;
- Miglioramento della qualità dei deliverables;
- Identificazione tempestiva e gestione proattiva dei rischi e delle issues relative ai progetti e degli impatti organizzativi;
- Promuovere le prassi e le metodologie migliori di project management e favorire la formazione di tutti gli addetti ai lavori su tali metodologie;
- Miglioramento nell’identificazione dell’ambito e dei rischi dei progetti;
- Miglioramento nell’accuratezza delle stime e delle proiezioni attraverso la definizione ed applicazione di standard di misura interni;
- Miglioramento nella comunicazione con clienti e stakeholders;
- Miglioramento della percezione delle capacità e competenze organizzative interne da parte degli interlocutori esterni;
- Miglioramento nella gestione delle risorse umane, materiali e finanziarie disponibili e della loro corretta allocazione sui progetti.
In tal senso è importante definire il perimetro di funzioni e competenze e le modalità per una corretta progettazione del PMO come descritto nei due seguenti articoli:
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