Revisione della qualità di progetto

La revisione della qualità è un intervento che fa parte del processo di assicurazione della qualità di progetto.

Mentre gli interventi di controllo della qualità dovrebbero prevedere la supervisione da parte del project manager, gli interventi di assicurazione e revisione della qualità dovrebbero prevedere il ruolo prevalente di terze parti (es. Project Management Office, auditor interni, Sponsor di progetto) sia pure in stretta collaborazione con il project manager.

D’altra parte, un programma di revisioni periodiche dovrebbe essere visto come parte di ogni progetto.

Non ci si riferisce qui ai controlli di avanzamento (in termini temporali e finanziari) né al controllo dell’ambito di progetto che fanno invece parte delle attività che un project manager deve svolgere per garantire il raggiungimento degli obiettivi di progetto.

La revisione della qualità di progetto è invece costituita da una serie di audit svolti per verificare che in un progetto vengano di fatto applicati gli standard di project management concordati in fase di avvio. E’ quindi un controllo sull’applicazione della metodologia e non sui risultati del progetto.

Essa obbedisce pertanto alla necessità di garantire il rispetto di standard qualitativi aziendalmente fissati. Interessa in particolare quelle organizzazioni che intendono gestire con metodo i progetti come garanzia di professionalità nel presupposto che risultati di qualità derivino dall’applicazione delle best practices aziendali.

Procedura per la revisione della qualità di un progetto

Lo svolgimento di un audit per la revisione della qualità di progetto dovrebbe prevedere i seguenti passaggi:

1. Notifica da parte dell’auditor al responsabile di progetto di quando verrà svolta la revisione e delle modalità che si intende seguire.
2. Preparazione dell’audit attraverso la richiesta da parte dell’auditor di documentazione preliminare che dovrà analizzare prima di svolgere l’intervento di revisione.
3. Analisi da parte dell’auditor della documentazione preliminare.
4. Notifica al project manager dei punti che si intende approfondire durante l’incontro di revisione (sotto forma di check-list)
5. Svolgimento dell’incontro di revisione tra auditor e project manager (ed eventuali altri componenti del team di progetto su aree di specifica competenza) per approfondire i punti previsti nella check-list,
6. Raccolta di ulteriore documentazione di dettaglio volta a chiarire i vari punti.
7. Una volta concluso l’incontro di revisione, l’auditor predispone un report descrittivo dei processi di project management applicati nel progetto rispetto a quanto previsto dagli standard aziendali. Il report contiene inoltre le raccomandazioni da parte dell’auditor su ciò che è necessario fare per migliorare la qualità dei processi.
8. Discussione con il project manager del report per raccogliere eventuali suggerimenti.
9. Formalizzazione e pubblicazione del documento finale con la descrizione degli elementi emersi e delle raccomandazioni. Il project manager potrà eventualmente produrre una risposta formale al documento evidenziando il proprio punto di vista, ciò su cui non concorda, e le azioni che intende svolgere a fronte degli elementi emersi.
10. Se necessario, gli elementi di disaccordo potranno essere portati all’attenzione del management aziendale.