Il primo passaggio necessario per applicare la disciplina del project management è preparare il contesto organizzativo al cambiamento che sta per verificarsi.
La cosa più importante è comunicare il valore di una metodologia per gestire i progetti.
Il personale coinvolto nei progetti deve comprendere perché le norme devono essere messe in atto e quali sono i vantaggi per l’organizzazione.
Molte persone possono credere che le cose stiano andando bene così come sono; niente deve cambiare. E alcune persone pongono resistenza al cambiamento.
Per applicare la disciplina del project management è necessario prima far sedimentare le competenze di project management all’interno dell’organizzazione.
Occorre diffondere sia le competenze di carattere tecnico-metodologico che quelle legate al settore di business in cui l’azienda opera nonché gli stili di leadership coerenti con esse.
In questa fase andranno inoltre precisati i ruoli e le figure professionali in grado di supportare i progetti.
Il passaggio successivo consiste nel definire un programma di formazione per i responsabili di progetto e per le persone che saranno coinvolte nei progetti in ruoli operativi.
Un aspetto importante dell’attività formativa riguarda la diffusione di una cultura della programmazione che è deficitaria in molte organizzazioni ed una marcata attenzione alla valutazione dei rischi di progetto.
In seguito, l’attività formativa andrà integrata da programmi di certificazione delle competenze finalizzati all’acquisizione di specifiche qualifiche sia per i responsabili che per i componenti dei team di progetto.
Infine, per sviluppare la disciplina del project management e radicarla nell’organizzazione è utile implementare una base di conoscenza interna e un portale di supporto a tutti i progetti come punto di riferimento unico per tutte le informazioni di ciascun progetto.
Il portale di project management deve quindi essere in grado di fornire:
- strumenti per la collaborazione e la condivisione di informazioni tra i membri dei team di progetto;
- accesso alle migliori prassi per affrontare le diverse fasi di un progetto;
- una libreria delle risorse di utilizzo frequente;
- informazioni aggregate e di dettaglio sullo stato di ciascun progetto;
- lezioni apprese nello svolgimento dei lavori;
- pianificazioni e budget assegnati ai progetti in corso;
- informazioni per selezionare i progetti futuri;
- accesso ai software di project management;
- criteri di assegnazione e condivisione delle risorse;
- strumenti di monitoraggio e controllo delle attività.
Per applicare la disciplina del project management in un’organizzazione è infine necessario che tutte le risorse coinvolte sentano che il loro lavoro è controllato e valutato sistematicamente anche attraverso funzioni specifiche come il Project Management Office.
Frequenti interventi di audit dei progetti consentono infatti di radicare la giusta mentalità e le prassi migliori in modo da farle diventare un normale modo di procedere.
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