L’esigenza di introdurre strumenti di collaborazione nella gestione dei progetti nasce da un problema comune per i membri del team di progetto che a volte si sentono disconnessi dal progetto e dai loro colleghi.
Una scarsa collaborazione unita alla pluralità dei compiti da svolgere e da far convivere con altre attività spesso producono la sensazione di sprecare il proprio tempo lavorando troppo duramente per ottenere scarsi risultati e che poco si sta facendo per migliorare questa situazione.
I membri del team vogliono contribuire al successo del progetto e quindi è necessario agevolare le modalità per collaborare fattivamente per raggiungere gli obiettivi di progetto.
In tal senso è opportuno introdurre degli strumenti di collaborazione nei progetti basati su piattaforme software che ne consentono un facile accesso ed impiego.
Queste piattaforme consentono la comunicazione in tempo reale per l’intero team di progetto. Utilizzando un sito di progetto, il project manager e i membri del team possono facilmente condividere e trovare informazioni sul progetto in una posizione centralizzata. Il sito non guiderà il team solo attraverso il processo di gestione del progetto, ma mostrerà priorità chiare e coordinate, mostrando il lavoro da fare, quando deve essere fatto, e chi ne è responsabile.
Utilizzando questi strumenti di collaborazione è possibile programmare (e gestire) le attività con le date di inizio e di fine e i collegamenti logici tra un’attività e l’altra. Inoltre si possono assegnare compiti alle risorse coinvolte nei lavori in modo che ad ogni membro del team sia chiaro il contributo richiesto e come il suo lavoro influisce su altre aree del progetto.
Inoltre, poiché è altamente improbabile che i membri del team di progetto lavorino su un singolo progetto alla volta, ciascuno di loro avrà molti compiti e scadenze in competizione tra molti progetti e le loro responsabilità quotidiane. A volte può essere difficile gestire tutto questo.
Fornendo, ad esempio, ai membri del team una dashboard in cui possono facilmente trovare e aggiornare i loro compiti ordinati e aggregati per i diversi progetti in cui sono coinvolti, si può semplificare e razionalizzare il loro modo di operare.
Infine, adottando strumenti di collaborazione basati ad esempio su SharePoint, è possibile snellire i processi di project management facilitando la condivisione di informazioni e la consultazione di basi di conoscenza interne per aiutare i membri del team a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace.
Il facile accesso alle informazioni chiave di un progetto consentirà anche al management di mantenere una visione aggiornata di come procedono i lavori e di velocizzare il processo decisionale a fronte di criticità da superare.
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