Molte organizzazioni sono interessate a sviluppare le migliori prassi (best practices) di project management.
Molto di questo interesse dipende dalle necessità di mercato che impongono di fare di più con meno risorse e con scadenze ravvicinate per immettere un prodotto o servizio sul mercato.
Tuttavia, il significato di “prassi migliori” è diverso da un’organizzazione all’altra e in molte situazioni, all’interno dell’organizzazione, la definizione di una “migliore pratica” varia da un reparto all’altro, e da una business unit all’altra.
Molte aziende non sono sicure su cosa debba intendersi per best practice per la propria organizzazione e su come sviluppare le migliori prassi in modo efficace.
Inoltre non sono sicure nemmeno di come ottenere il coinvolgimento dei principali stakeholder all’interno dell’organizzazione affinché tali prassi vengano adottate.
I realtà, esistono due modi di intendere una best practice:
- il primo la definisce come il modo ottimale correntemente riconosciuto all’interno di un settore industriale per raggiungere un obiettivo dichiarato;
- il secondo la definisce come una tecnica, un metodo o un processo che è più efficace nel fornire un determinato risultato rispetto a qualsiasi altra tecnica, metodo o processo.
Le organizzazioni definiscono il termine “best practice” in modo diverso. Per alcune, le buone pratiche si riferiscono a un modo coerente di fare qualcosa. Per altre, la prassi migliore è semplicemente quella di garantire che tutti utilizzino determinati standard.
Nella maggior parte dei casi le organizzazioni dispongono già di alcune buone pratiche che devono essere estese e diffuse al loro interno integrandole con altre prassi orientate all’eccellenza.
Quando si pensa di sviluppare le migliori prassi di project management, solitamente si fa riferimento ai seguenti aspetti:
- Processi standardizzati
- Strumenti e modelli standardizzati
- Software standardizzato
- Sviluppo delle competenze
- Valutazione delle abilità
- Sviluppo di un processo per la pianificazione e allocazione delle risorse
- Sviluppo di percorsi di carriera
- Sviluppo di programmi strategici di formazione e certificazione delle competenze di project management
- Coaching e mentoring dei responsabili di progetto
- Sviluppo del Project Management Office
Le organizzazioni desiderano sviluppare le migliori prassi per soddisfare molte esigenze, tra cui:
- Gestione efficace delle risorse del progetto
- Allineamento dei progetti agli obiettivi strategici dell’organizzazione
- Miglior monitoraggio e reporting sullo stato dei progetti
- Riduzione del tempo e dei fondi spesi per garantire che i progetti siano portati a buon fine
La ricerca di vantaggi competitivi in un mercato in continua evoluzione richiede di definire rapidamente i progetti su cui investire e le modalità per ridurre il time-to-market.
Con il supporto di un Project Management Office in grado di sviluppare le migliori prassi, le organizzazioni sono maggiormente in grado di prendere decisioni rapide e documentate sui tipi di iniziative da intraprendere e sulle modalità più opportune per portarle a compimento.
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