Scrivere un rapporto in modo efficace

scrivere un rapportoFormalizzare e redigere rapporti sullo stato di un progetto fa parte delle normali attività di un responsabile di progetto.

La capacità di scrivere un rapporto in modo efficace è un’abilità chiave per ogni manager ed è uno strumento ineludibile per coinvolgere i propri stakeholders.

Ciò a patto che vengano rispettati alcuni principi di trasparenza e accountability che sono alla base della deontologia professionale.

Un project manager è chiamato a rendere conto di ciò che accade nel progetto, delle decisioni prese, dei successi e degli insuccessi. Ed è quindi importante che tutto questo venga documentato nella reportistica da lui prodotta.

Scrivere in modo efficace significa riuscire a trasferire tutte le informazioni necessarie a comprendere la situazione e fornire quindi un supporto al processo decisionale di chi è coinvolto in un progetto.

L’efficacia di un report dipende da una pluralità di fattori che coinvolgono sia le finalità per cui il rapporto viene redatto sia i destinatari del documento.

E’ quindi importante, nel momento in cui ci si accinge a scrivere un rapporto, considerare le seguenti linee guida:

  1. Definire l’audience. A chi sto scrivendo? Cosa mi riprometto di ottenere da loro? Voglio solo informare? Mi aspetto che si attivino per risolvere un problema? Di quali informazioni hanno bisogno per decidere?
  2. Definire la struttura del contenuto. Non è necessario trasferire tonnellate di informazioni ma procedere in modo mirato definendo una strategia di comunicazione che tenga conto delle caratteristiche dell’audience. Ad esempio, è opportuno descrivere a parole la situazione ma fornire anche grafici o tabelle che rendano evidenti le criticità ed aiutino a concentrarsi sui punti chiave. Inoltre è importante articolare il documento in sezioni che indirizzino aspetti diversi del progetto che si desidera evidenziare.
  3. Preparare una traccia. Prima di immergersi nello scrivere un rapporto è opportuno definire in bozza una sorta di scaletta degli argomenti che si intende sviluppare. In questa fase è opportuno anche prevedere le possibili obiezioni del lettore e “cablare” nel documento le possibili risposte a dubbi e perplessità.
  4. Prevedere una sezione di obiettivi in cui dire chiaramente ai destinatari cosa ci si aspetta da loro a fronte della lettura del rapporto. Sul lavoro e non solo si viene bombardati di documenti senza che sia chiaro cosa si dovrebbe fare. Può essere ovvio per il project manager ma non è detto che sia altrettanto ovvio per chi collabora con lui. Quindi è bene essere molto espliciti da questo punto di vista.
  5. Utilizzare una forma corretta. Scrivere un rapporto in modo efficace significa utilizzare un linguaggio che sia facilmente comprensibile anche a chi non possiede un’elevata scolarità. E’ quindi bene evitare termini eccessivamente da addetti ai lavori e non dare per scontato che un termine noto al responsabile di progetto sia noto a tutti. Si tratta comunque di un documento informale e quindi è meglio evitare approcci eccessivamente informali.
  6. Rivedere più volte forma e contenuti facendo lo sforzo di mettersi nei panni dei destinatari del documento. Si scoprono molte cose assumendo questo atteggiamento. Nel metterci al posto dei nostri interlocutori facciamo emergere il nostro spirito critico verso ciò che abbiamo prodotto e possiamo quindi migliorare la nostra capacità comunicativa.