I progetti possono insegnare molte lezioni preziose su come vengono gestiti i gruppi ed i processi di lavoro nel tempo.
Queste intuizioni possono quindi essere utilizzate per migliorare gli attuali processi e lavorare in modo più efficiente con il team di progetto.
Gli insuccessi possono dire molto se si ha tempo e determinazione nell’analizzarli. Ma può essere difficile tenere traccia di tutto questo senza un sistema per formalizzare e gestire le lezioni apprese (lesson learned) come base di conoscenza utile per i progetti futuri.
Ciò richiede la maturazione di un atteggiamento da parte dei project manager e dei team di progetto che vede nella revisione continua dello stato del progetto non solo una modalità per favorire l’avanzamento dei lavori ma anche per documentare ciò che ha funzionato o che non ha funzionato per metterlo al servizio dei progetti futuri.
Tutto ciò richiede un investimento di tempo che però nel lungo periodo si traduce in un risparmio di tempo determinato proprio dalla capacità di non ripetere gli errori e di utilizzare ciò che ha dimostrato di produrre risultati positivi.
Naturalmente questo è vero se l’abitudine di documentare le lezioni apprese caratterizza tutti i responsabili di progetto ed i gruppi di lavoro.
Ciò si traduce in un vantaggio per l’intera organizzazione perché ne aumenta la capacità realizzativa ed il know-how interno.
Documentare le lezioni apprese significa registrare in corso d’opera i successi e gli insuccessi di un progetto per poi, alla fine del progetto, costruire un rapporto che dettagli:
- i motivi delle difficoltà incontrate;
- le contromisure che sono state adottate;
- il livello di efficacia delle contromisure;
- le raccomandazioni per future iniziative.
A tal fine ogni organizzazione dovrebbe definire un template standard per catturare le lezioni apprese e fare in modo che venga adottato per tutti i progetti.
Inoltre è importante creare un data base da alimentare con la documentazione prodotta da tutti i progetti ed in cui sia presente una sezione specifica in cui inserire i report delle lesson learned.
Queste informazioni saranno preziose sia in fase di pianificazione delle future iniziative da avviare, sia in fase di gestione dei lavori in corso d’opera per affrontare le sfide poste da ogni progetto.
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