Linee guida per gestire lo smart working

La tendenza verso il lavoro a distanza è cresciuta costantemente in tutto il mondo negli ultimi dieci anni circa.

Poi, negli ultimi tempi a causa della pandemia Covid19 il ricorso allo smart working è aumentato in maniera dirompente.

Il lavoro a distanza è sempre stato ampiamente accettato dalle persone che cercano un migliore equilibrio tra esigenze lavorative e vita privata. Ma nel bel mezzo di pandemie globali lo smart working è una necessità assoluta.

Di conseguenza, anche le persone senza precedenti esperienze di lavoro a distanza devono organizzarsi per operare in questo modo.

La mancanza presso le proprie abitazioni di spazi adeguati a svolgere il lavoro d’ufficio, la mancanza della presenza fisica nel gestire il rapporto coi colleghi e la conseguente difficoltà a dare un “tocco personale” al lavoro in team può essere una prospettiva scoraggiante per molti.

Di conseguenza, il lavoro di squadra, gli sforzi congiunti, la comunicazione tra team diversi e la produttività possono risentirne.

D’altra parte le aziende devono sfruttare i vantaggi del mondo digitale e mettere in atto protocolli che migliorano la collaborazione all’interno di un team durante i periodi di lavoro remoto prolungato.

Può quindi essere utile esaminare alcuni accorgimenti che possono favorire lo smart working.

La demarcazione tra tempo lavorativo e tempo privato

Immaginiamo una tipica giornata in ufficio. Si entra alle 8.45 e si inizia a lavorare alle 9. Si lavora durante la giornata in modo mirato e si conclude mediamente entro le 18:00. Si riprende dopo 15 ore. C’è una netta demarcazione tra l’orario di lavoro professionale e il tempo da dedicare a sé stessi.

Le cose cambiano quando si lavora da casa. Non c’è tempo per il pendolarismo e ci troviamo seduti in casa. Le ore di lavoro iniziano a dissolversi nella quotidianità e all’improvviso ci si aspetta di rispondere a chiamate, e-mail e domande che sorgono in qualsiasi momento. Si comincia a lavorare più ore e il tempo per la ricreazione diminuisce. La stanchezza inizia e così lo stress.

Le aziende devono stabilire confini chiari su ciò che è accettabile e cosa non lo è. Il lavoro eccessivo dei dipendenti può portare a buoni risultati a breve termine, ma mai a lungo termine. Porta al burnout delle persone, al disinteresse e al malcontento.

Amazon ha riconosciuto la necessità per i dipendenti di disconnettersi e rilassarsi dopo una dura giornata di lavoro e ha consigliato ai propri dipendenti di smettere di rispondere alle chiamate di lavoro o alle email dopo le 18.00.

Migliorare la collaborazione nello smart working

Quando lavoriamo in un ufficio, possiamo dare molte cose per scontate. Le persone di solito possono preoccuparsi molto meno poiché sanno che ci sono altri che le potranno aiutare se sono bloccate in qualche lavoro in qualsiasi momento. In caso di confusione, i dipendenti possono facilmente comunicare tra loro anche incontrandosi ed in questo modo possono avere le risposte di cui hanno bisogno, la maggior parte delle volte.

Tuttavia, raramente le cose sono così rosee quando le persone lavorano in smart working. I dipendenti possono essere sparsi in tutto il paese o anche nel mondo con tempi di lavoro diversi. Di conseguenza, è necessario tenere conto dei fusi orari multipli che possono variare facilmente anche di 10 ore. La connettività Internet potrebbe non essere così robusta come accade in ufficio. Le chiamate possono interrompersi. In poche parole, c’è una palpabile mancanza di sincronicità durante il lavoro a distanza.

Per migliorare la collaborazione le aziende necessitano di protocolli ben pianificati e di formare i propri dipendenti a lavorare in smart working utilizzando questi protocolli.

Può essere necessario molto tempo per migliorare la produttività all’interno dei team e ridurre le difficoltà che si presentano quando si lavora in remoto.

Migliorare il processo decisionale

Le cose migliorano quando ci si può incontrare o partecipare ad una riunione. Tutti hanno l’opportunità di parlare, di condividere ed approvare le decisioni, di esprimere le proprie opinioni e contribuire al processo decisionale generale.

Si possono correggere gli orientamenti e persino modulare il proprio atteggiamento e la propria voce come e quando necessario.

La semplicità ed immediatezza di un incontro faccia a faccia è inesistente nel caso del lavoro a distanza.

Di solito le persone devono accedere alle riunioni virtuali utilizzando strumenti di videoconferenza. La connettività Internet ad alta velocità è un prerequisito per ogni partecipante, il che può rivelarsi un ostacolo per molti. La mancanza di un ambiente familiare per la comunicazione può sembrare scoraggiante. Per gli introversi, parlare sul posto di lavoro può essere di per sé impegnativo. Farlo in tempi di lavoro a distanza può essere ancora più estenuante da un punto di vista psicologico.

Problemi tecnici frequenti e disconnessioni possono ostacolare la partecipazione senza interruzioni alla riunione.

Quando si sta facendo il punto della situazione si può essere interrotti a metà e costretti a rinunciare.

Fare in modo che tutti partecipino a una chiamata contemporaneamente, nonostante situazioni personali e fusi orari diversi, può rivelarsi un enorme problema di per sé.

Tutto ciò può influire negativamente sulla partecipazione, sull’efficacia della comunicazione, e questo a danno della collaborazione e dello spirito di squadra. Di conseguenza, le procedure decisionali possono subire gravi interferenze.

Per migliorare la collaborazione durante il lavoro a distanza, le aziende possono prendere varie precauzioni.

Si può tenere una breve riunione di coordinamento e pianificazione del lavoro quotidiano all’inizio della giornata ed una di revisione al termine della giornata in modo da favorire l’allineamento di tutti.

Ad esempio, si possono usare strumenti di videoconferenza e con il supporto di software come Office Timeline e Teams è possibile rappresentare rapidamente attività e progetti che mostrano il da farsi e come devono essere orientati e coordinati gli sforzi individuali.

Supportare lo svolgimento di attività e progetti

Quando si lavora in ufficio, siamo a due passi da colleghi e manager. Possiamo essere fisicamente presenti per monitorare il lavoro dei colleghi. Possiamo monitorare continuamente come progredisce il lavoro e i risultati della giornata e chiedere a chi è indietro di recuperare il ritardo.

Lo smart working richiede logiche completamente diverse. Manager e leader non sempre ottengono la trasparenza desiderata in questi casi. I dipendenti possono fare delle pause nei loro orari, essere soggetti a molte distrazioni, portare i figli a scuola ed assolvere alle proprie incombenze domestiche. Possono rispondere in ritardo alle mail e non rispondere alle chiamate. In uno scenario del genere, i dipendenti enfatizzano maggiormente il completamento del compito in corso piuttosto che privilegiare le richieste dei colleghi.

Ma se si tratta di un collo di bottiglia cruciale nello schema delle cose, l’intero flusso è ostacolato da un passaggio mancante. Quando si lavora in team, essere focalizzati su obiettivi comuni è estremamente importante. A livello organizzativo, le attività devono essere completate nel loro insieme e non per parti.

Per migliorare la cooperazione tra i dipendenti e aumentare la produttività, le aziende devono adottare strumenti software come JIRA che consente ai manager di monitorare continuamente le singole attività completate dai dipendenti, Ciò consente loro di capire l’intero quadro in modo efficiente. Nel caso del lavoro a distanza, tali strumenti sono indispensabili se vogliamo migliorare gli sforzi congiunti e concertati.

Le Kanban Boards integrate aiutano a visualizzare il lavoro, massimizzare il flusso di lavoro e ridurre al minimo i lavori in corso (WIP). I lavoratori raramente perdono il ritmo e i manager possono sempre essere aggiornati sullo stato del lavoro.

Costruire la fiducia

Affinché qualsiasi dipendente possa lavorare al meglio, deve sentire che l’azienda ripone fiducia in lui.

Un ambiente di lavoro intriso di sospetti sarà caratterizzato da indecisioni croniche, mancanza di apertura e comunicazione, mancanza di scambio di idee e mancanza di spirito di collaborazione.

Non è facile creare questo clima di fiducia in un ambiente di lavoro tradizionale. Ma cosa succede quando si lavora da remoto? È ancora più difficile.

Ecco alcuni modi per promuovere uno spirito di collaborazione e affidabilità:

I manager debbono dare l’esempio impostando il loro operato secondo sani principi di accountability.
Tutti i membri dei team devono essere sollecitati a fare lo stesso e ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni.
È essenziale concentrarsi sul lavoro e sulla propria performance.
Come giocatori di squadra. Se vogliamo che gli altri ci aiutino, dobbiamo smetterla di trovare scuse, che sono più facili da trovare in ambienti remoti, e fornire invece supporto ai colleghi.
Non deviare dagli impegni presi. Quando si lavora in smart working, mantenere fede agli impegni è un punto di forza ineludibile.

La fiducia non si costruisce in un giorno. Ci vuole tempo per rinforzare i comportamento giusti. Ma nella gestione dello smart working è assolutamente necessario.

Pianificazione giornaliera

Fare delle riunioni di coordinamento giornaliere non è usuale quando si lavora fisicamente negli uffici, ma è un metodo popolare per i dipendenti che lavorano a distanza per essere portati a focalizzarsi su ciò che conta all’inizio di ogni giornata di lavoro.

Dai 10 ai 20 minuti di coordinamento mattutino possono aiutare le persone a raccordarsi e può essere fatto anche utilizzando semplici strumenti di videoconferenza come Skype.

Alcuni degli argomenti di discussione comuni sono:

Qual è la situazione sullo stato del lavoro (fatto e da farsi)?
Quali compiti dovranno essere completati nelle prossime 9-10 ore?
Quali sono i compiti correlati che possono essere completati simultaneamente?
Quali sono gli ostacoli previsti (se ce ne sono)?

Può essere utile in molti casi fare un incontro virtuale anche al termine della giornata lavorativa a fronte di problemi insorti su cui riflettere prima della mattina successiva.

Pianificazione settimanale

Mentre le riunioni giornaliere di coordinamento variano di giorno in giorno, un piano settimanale offre ai team una tabella di marcia per l’intera settimana.

Questo è costituito da un elenco di attività che un dipendente dovrebbe completare entro la settimana.

Mentre si lavora in remoto, avere sessioni di pianificazione settimanali può garantire che i dipendenti non siano mai fuori sincronia con i loro risultati finali.

Una sessione di pianificazione settimanale può richiedere da 30 a 60 minuti. A differenza da quelle giornaliere, le sessioni di pianificazione settimanale funzionano bene se tenute alla fine del lavoro in un particolare giorno della settimana, preferibilmente il venerdì.

Un tipico incontro di pianificazione settimanale può: