Come creare un clima positivo in un progetto

Gli aspetti psicologici hanno un impatto determinante sui risultati di un progetto.

Non solo in tempi difficili come gli attuali, ma anche quando un progetto nasce in condizioni apparentemente tranquille, la mancanza di attenzione per gli aspetti psicologici può mettere a rischi il buon esito del lavoro.

Ogni stakeholder del progetto può influenzarne l’andamento ed esserne a sua volta influenzato. Pertanto curare con attenzione il rapporto e la comunicazione con i vari stakeholder è fondamentale per un project manager.

La capacità di portare certezza organizzativa e generare atteggiamenti produttivi è quindi di vitale importanza per favorire il successo.

Per creare un clima positivo in un progetto è necessario fare attenzione durante lo svolgimento del lavoro ai seguenti punti:

• Costruire relazioni. Buona parte del tempo di un responsabile di progetto se ne va in attività di comunicazione. Saper comunicare, intrattenere rapporti cordiali mantenendo la concentrazione sugli aspetti oggettivi del lavoro senza farsi prendere dall’emotività sono quindi capacità ineludibili. Senza una rete di relazioni costruttive nessun project manager può pensare di farcela. A lui spetta crearla per ogni progetto che deve gestire ed a lui spetta mantenerla.
• Puntare su razionalità e trasparenza. Per un project manager è importante documentare tutto ciò che accade in ogni progetto che gestisce. Impostare il proprio contributo secondo sani principi di accountability gli è necessario per acquisire credibilità da parte del suo team e di tutti gli stakeholder.
• Essere “morbidi” con le persone ma determinati con i problemi. Quando qualcosa va storto o emergono problemi e difficoltà è un’inutile perdita di tempo concentrarsi sui colpevoli. Occorre invece concentrarsi sulle soluzioni, definire gli interventi correttivi, predisporre un piano e definire cosa fare e chi dovrà farlo. Una volta che con le persone sono stati identificati e condivisi i problemi e le loro cause, occorre concentrarsi su come risolvere quei problemi ed evitare che gli errori fatti si ripetano in futuro.
• Privilegiare i comportamenti costruttivi. A molte persone piace lamentarsi e concentrare il loro interesse sugli aspetti negativi del progetto. Concentrarsi su questo può facilmente bloccare il potenziale e la capacità del team di procedere speditamente. Pertanto è fondamentale ribadire tutti i risultati che ci si attende dal progetto insieme con le responsabilità di ciascuno. Lodare esplicitamente chi si pone in chiave costruttiva serve a dare l’esempio e ad indicare qual è l’approccio giusto. Celebrare i successi raggiunti ha lo stesso obiettivo di dare merito a chi sta lavorando bene e di indicare la strada a chi avesse difficoltà a porsi in chiave costruttiva.
• Essere sempre chiari e dettagliati. Qualunque decisione e qualunque scelta deve essere formulata in termini chiari e documentata. Ogni opacità può dar luogo ad equivoci e suscitare fantasie negative che possono ostacolare la comunicazione. Per questo è opportuno preparare preventivamente ogni comunicazione importante in modo da anticipare possibili obiezioni o reazioni impreviste. Non bisogna dare per scontato che tutti capiscano immediatamente gli obiettivi, i contenuti e le modalità di svolgimento di un progetto. Il ruolo del responsabile di progetto è di fornire una comunicazione chiara, con dettagli appropriati a ogni livello.
• Non prendersi meriti altrui. Oltre che risultare impopolare, prendersi il merito del lavoro di altri è controproducente perché demotiva le persone che alla fine tenderanno ad estraniarsi e a non ripetere la performance positiva. Questo modo di fare porterebbe il responsabile di progetto a bruciare tutti i ponti faticosamente costruiti.
• Mantenersi flessibili. Una determinata impostazione del lavoro se non produce i risultati attesi deve essere rivista. Non ci si può “innamorare” del proprio approccio se si rivela inefficace. Riconoscere i propri errori aiuta gli altri a fare altrettanto e a migliorare insieme. Essere flessibili non significa però improvvisare. Significa anzi non lasciare nulla al caso ma essere disponibili ad adattare sulla base di ciò che accade le strategie e tattiche che sono state pianificate.