Motivazioni, vantaggi e svantaggi del multitasking
Per multitasking si intende la capacità da parte di una persona di svolgere più compiti contemporaneamente.
Lavorare su più progetti contemporaneamente, scrivere o leggere mentre si ascolta musica con le cuffiette, controllare le notifiche della mail.
Oppure chattare su Whatsapp e interagire sui social network mentre si lavora o si svolge un’attività domestica.
Oppure parlare con qualcuno mentre si parla con un altro al telefono.
Tutti questi sono esempi di multitasking tipici della nostra epoca.
Si tratta di una abilità molto ricercata ma in tempi recenti sono state fatte sempre più ricerche e analisi che dimostrano come l’aumento di produttività atteso con questa modalità sia puramente illusorio.
Motivazioni per il multitasking sul lavoro
Perché questo modo di operare sembra essere necessario nel mondo del lavoro attuale?
Ci sono fondamentalmente due ragioni:
- L’ambiente di lavoro porta inevitabilmente a fare più cose insieme. La vita quotidiana in ufficio costringe le persone a svolgere più attività. L’assegnazione a più progetti diversi alla volta e il doppio onere di lavorare per un progetto e per un dipartimento implica che le persone coinvolte debbano svolgere diversi compiti contemporaneamente. Le interruzioni sono anche causate da telefonate, colleghi che hanno “solo una domanda veloce”, notifiche che ci sono nuove e-mail nella posta in arrivo e il tipico rumore di fondo negli uffici open space.
- Le persone, più o meno volontariamente, si sentono trascinate verso il multitasking. Gli individui sono oggi facilmente distratti perché hanno già un tempo di attenzione sempre più ridotto. Brevi periodi di lavoro concentrato vengono interrotti guardando il telefono o i contatti Facebook o la lista delle mail in attesa di risposta. I problemi, tuttavia, non derivano solo da questo. Concentrarsi su un argomento complesso può comportare di dover passare da un ambiente software all’altro e da un’attività all’altra. Questo porta ad una sostanziale frammentazione del flusso di lavoro.
Vantaggi del multitasking
Il termine stesso rimanda al modo di lavorare di un computer che simula l’elaborazione contemporanea di dati e applicazioni attraverso la commutazione istantanea da un’applicazione all’altra per assegnare l’uso del processore e della memoria.
Si usa lo stesso termine per indicare la capacità di un individuo di passare da un’attività all’altra. Ma ciò che fa la differenza è il tempo di commutazione (o tempo di switch) che per un computer è istantaneo mentre per un individuo può richiedere un tempo assolutamente non breve.
In linea puramente teorica, i vantaggi del multitasking possono essere quindi:
- Maggiore flessibilità nell’adattarsi a una pluralità di compiti.
- Minore tempo di risposta alle esigenze organizzative.
- Maggiore produttività.
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro.
- Maggiore efficienza.
Svantaggi del multitasking
I problemi derivano proprio dal fatto che l’incremento di produttività è solo teorico e presume che un individuo sia in grado di operare come un computer. E così non è.
Inoltre l’aumento di distrazione dovuto alle continue richieste porta al deficit attenzionale con conseguente aumento dell’inefficienza e dello stress sia sul lavoro che nella vita privata.
Inoltre, se le complesse attività basate sulla conoscenza vengono interrotte anche per pochi minuti, ad esempio tramite una telefonata, è comunque necessario del tempo per tornare al punto in cui l’attività è stata interrotta.
Se tali interruzioni si accumulano durante il giorno, la perdita in termini di “tempo di switch” è significativa.
Il continuo cambio di contesto non solo porta a una riduzione dell’efficienza, ma produce anche un aumento del livello di suscettibilità agli errori.
In sostanza, si perde la capacità di concentrarsi completamente e inconsapevolmente su un compito complesso.
Uno studio condotto dall’Università di Stanford afferma che il passaggio da un’attività all’altra riduce la capacità di attenzione delle persone che si abituano così alla ricerca continua di nuovi stimoli.
In queste condizioni, il loro livello di stress percepito è significativamente alto.
Riassumendo, i principali svantaggi del multitasking sono:
- Distrazione cronica.
- Maggiore stress percepito.
- Incapacità a fissare priorità perché tutto viene ritenuto urgente e importante.
- Decadimento della qualità del lavoro e dei suoi prodotti a causa del deficit di attenzione.
