Consigli per una efficace pianificazione
La quantità di tempo e sforzi che si dedicano alla pianificazione del progetto è ciò che ne può determinare o meno il successo.
Un progetto ben pianificato ha maggiori possibilità di successo rispetto a uno che non lo è.
Tuttavia, ciò non significa che, se esiste un piano, tutto andrà bene. Ci sono molte ragioni complesse per cui i progetti falliscono, ma avere un piano robusto che tenga conto dei possibili rischi può essere uno dei motivi in meno.
La pianificazione di un progetto si svolge dopo la fase di avvio, in cui vengono esplorate le idee, vengono condotte ricerche preliminari da cui scaturisce la decisione di proseguire il progetto.
La fase di pianificazione prevede la discussione delle esigenze del cliente e delle preoccupazioni delle parti interessate, la definizione dello scopo del progetto e dei suoi obiettivi, la creazione di un team e appunto la formulazione del piano di lavoro.
Il documento di pianificazione deve dettagliare gli obiettivi e i compiti sia individuali che di gruppo.
Disporre di un documento scritto assicura che tutti i soggetti coinvolti conoscano lo scopo di ciò che deve essere fatto e abbiano quindi qualcosa a cui fare riferimento durante lo svolgimento dei lavori.
Un altro vantaggio della pianificazione è quello di aiutare tutta l’organizzazione a fare delle previsioni sulla base di dati reali. Nel tempo questa attività previsionale si consolida e diventa una vera e propria competenza.
Spesso il piano di progetto viene scambiato per la semplice illustrazione delle tempistiche del progetto e delle attività che lo costituiscono.
Invece il piano dovrebbe illustrare tutti i dettagli relativi a obiettivi, rischi, scadenze, criteri di misurazione e stima, budget, personale e risorse.
Il piano deve quindi descrivere i criteri con cui gestire:
- l’ambito del lavoro e i prodotti da realizzare;
- i requisiti espressi dalla committenza;
- i tempi e i costi di progettazione e realizzazione;
- i requisiti di qualità del lavoro da svolgere;
- le risorse umane, i mezzi, i materiali utilizzati;
- i rapporti con tutti i soggetti impattati dal progetto;
- le modalità e gli strumenti di comunicazione da utilizzare;
- le modalità per gestire le eventuali varianti in corso d’opera;
- i rischi connessi al progetto;
- gli approvvigionamenti di risorse.
Suggerimenti per creare un piano
- Prima di avviare un progetto è bene predisporre un business case. L’analisi, valutazione e approvazione del business case da parte del management facilita il lavoro di pianificazione del responsabile di progetto.
- E’ bene inserire nel piano una attenta valutazione dei rischi. l lavoro fare può essere particolarmente innovativo oppure avvenire in condizioni di incertezza o addirittura precarie per cui sarebbe una sciocchezza non aspettarsi l’emergere di rischi.
- Nel piano deve essere inserita una procedura concordata con il management per gestire le varianti in corso d’opera. Meglio ancora se questa procedura viene definita una volta per tutte dall’azienda e poi applicata in tutti i progetti. Ciò aiuta a rendere consapevoli tutti i team di progetto di come devono essere gestite nei confornti della committenza tutte le richieste di modifica.
- Il team deve essere costruito con saggezza integrando tutte le competenze necessarie per svolgere il lavoro. Se il gruppo di lavoro è già individuato nella fase di avvio del progetto e qualcuno non presenta le competenze richieste, è opportuno prevedere una fase di formazione per allinearne le competenze. Soprattutto all’inizio del lavoro può essere opportuno svolgere attività di team building per rafforzare lo spirito di squadra.
- Il compito di tenere i rapporti con gli stakeholder (tutte le parti interessate al progetto) è compito del project manager. Deve quindi comprendere le esigenze dei propri interlocutori e definire delle strategie di comunicazione soprattutto con coloro che per ruolo, potere o interesse per gli esiti del progetto possono aiutarlo oppure ostacolarlo.
- Occorre inoltre dotarsi degli strumenti sia metodologici che informatici che possono aiutare la pianificazione e la gestione del lavoro. Questi strumenti aiuteranno anche nel supportare gli standard interni di documentazione e condivisione delle informazioni previsti per ciascun progetto.
- Prima di iniziare la fase di realizzazione, è necessario un momento di condivisione e discussione del piano con il management per ottenerne l’approvazione. Successivamente, una volta approvato, andrà condiviso con il team di progetto per trasferire le informazioni utili allo svolgimento del lavoro, ottenere il coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone.
