Come migliorare una sessione di brainstorming
Nello sviluppo di un progetto, nella gestione della qualità di un processo e, più in generale, durante incontri finalizzati al miglioramento dell’operatività, vengono messe a confronto idee, opinioni, opzioni tra cui selezionare quelle migliori ed impostare in base ad esse una strategia.
Si tratta di circostanze in cui è utile privilegiare la spontaneità e l’esperienza di ciascun partecipante sia pure limitatamente al proprio ruolo e quindi con una visione particolare delle problematiche da affrontare.
Per questo motivo viene adottata la tecnica del brainstorming che parte proprio dal presupposto che non ci devono essere vincoli alla libera espressione e nessuno deve sentirsi valutato in base a ciò che dice o propone.
Censimento delle idee e selezione dei suggerimenti migliori sono due fasi distinte dove l’obiettivo della prima è raccogliere più idee possibili e l’obiettivo della seconda è aggregare i suggerimenti per categorie ed attribuire a ciascuno di essi un peso o priorità in base a criteri chiari e condivisi.
Una sessione di brainstorming può essere quindi un modo efficace per incoraggiare l’innovazione; ma se non è ben organizzata e gestita le persone che vi partecipano possono viverla come una perdita di tempo.
Per questo motivo è importante conoscere quali sono le linee guida che rendono efficace lo svolgimento dei lavori.
Definire un’agenda chiara
Una preparazione adeguata è fondamentale per ottenere una discussione produttiva.
Ma, come come è possibile prepararsi se non si conoscono in anticipo gli argomenti che verranno discussi?
Prima di convocare una riunione, occorre sedersi e tracciare un’agenda chiara dei punti che verranno messi all’ordine del giorno. Una volta completato questo lavoro preliminare, l’agenda verrà inviata a tutti i partecipanti.
Questo dà a tutti la possibilità di raccogliere informazioni, valutare le opzioni in gioco ed arrivare all’incontro dopo aver riflettuto ed essendo quindi in grado di avanzare proposte mirate.
Restringere il campo
Proprio perché una sessione di brainstorming si presta a favorire la produzione di molte/troppe idee, può essere opportuno essere molto specifici nel definire gli obiettivi dell’incontro.
Altrimenti c’è il rischio che ci si disperda nell’analizzare idee generiche o poco applicabili.
Occorre quindi fare chiarezza sulle finalità dell’incontro e limitare al massimo a 4-5 i suggerimenti che ci si aspetta da ciascuno. Ciò obbligherà alla concretezza ed a privilegiare quelli che si ritengono davvero essenziali.
Utilizzare piccoli gruppi
C’è spesso la tentazione di invitare ad una sessione di brainstorming il maggior numero possibile di persone per rendere ricca la discussione.
Ma in questo modo c’è il rischio che il processo decisionale diventi complesso e che possa richiedere troppo tempo. A volte è proprio un eccesso di partecipazione che può far naufragare le aspettative di successo.
Per questo motivo è bene circoscrivere la partecipazione ad un massimo 7 persone. Quelle più competenti sull’argomento oggetto di discussione.
Se le questioni da discutere sono molte è meglio organizzare più di una sessione di brainstorming con partecipanti diversi. Questo modo di operare può creare qualche problema di organizzazione degli incontri ma semplifica e rende più rapido il processo decisionale.
Concludere la sessione di brainstorming con un piano d’azione
Molti incontri finiscono senza una chiara comprensione di cosa succederà dopo. Questo spesso frustra le aspettative di chi vi ha partecipato.
Si ha la sensazione di non arrivare mai a qualcosa di tangibile.
Per questo motivo, una volta individuate le soluzioni migliori, occorre trasformarle in un piano individuando le attività che è necessario mettere in campo per realizzarle, chi ne sarà responsabile, i prodotti attesi, i punti controllo.
Questo aiuterà i partecipanti a vedere in prospettiva il lavoro svolto in una sessione di brainstorming e non solo una lista di buoni propositi.
Inoltre, sapere che il tutto finirà per tradursi in un piano che li vedrà coinvolti e che verrà sottoposto a momenti di verifica, avrà l’effetto di aumentare il livello di responsabilizzazione e di commitment nello svolgimento dei lavori.
