Processo decisionale di gruppo e criteri di ottimizzazione

Il processo decisionale di gruppo può consentire di migliorare in modo significativo le decisioni altrimenti prese individualmente purché vengano adottati alcuni criteri finalizzati a potenziarne i punti di forza mitigandone i punti di debolezza.

Certamente decidere in team richiede il tempo di ascoltare i diversi punti di vista con l’obiettivo di verificare se è possibile integrarli o comunque cogliere gli spunti che da essi derivano. Decidere individualmente richiede meno tempo ma non è detto che la decisione presa sia la migliore.

Esistono situazioni in cui occorre decidere molto rapidamente e non ci sono margini per un confronto di opinioni. Si tratta però di situazioni rare ed estreme.

Nella maggior parte dei casi c’è la possibilità che deve essere colta di coinvolgere i nostri collaboratori per un confronto di idee. Basta però non viversi ogni svolta decisionale come una fase di emergenza perché questo fatto minerebbe all’origine la possibilità di prendersi il tempo necessario per decidere.

E’ chiaro che il processo decisionale di gruppo può far emergere conflitti all’interno del team. Ma un conflitto non è sinonimo di scontro. Uno scontro tra persone è sempre indicatore di un conflitto non gestito o mal gestito.

Il conflitto indica che rispetto ad una determinata questione ci sono punti di vista diversi che devono essere esplorati e integrati.

Se si ha la pazienza di svolgere questo tipo di lavoro, ci si accorgerà che le decisioni che ne derivano sono migliori e che il consenso che si crea intorno ad esse è maggiore che se venissero prese da un solo individuo.

Non tutte le decisioni richiedono un rigore come quello descritto nel seguito. Ma è opportuno adottarlo per le decisioni più importanti che richiedono un’elevata condivisione e consenso all’interno dell’organizzazione.

I ruoli coinvolti nel processo decisionale di gruppo

Per decidere in modo produttivo in team sono necessari i seguenti ruoli:

• Driver. E’ colui che guida il brainstorming e con il contributo del team dovrà individuare le opzioni migliori e produrre delle linee guida. Solitamente è un componente del team che opera come “primus inter pares” in quanto ha particolarmente a cuore la decisione da prendere.
• Accountable. E’ colui che avrà la responsabilità della decisione finale. Valuterà le diverse opzioni e linee guida ed insieme al team arriverà alla scelta finale. Solitamente è un manager a cui il team fa riferimento.
• Contributor. Si tratta di colleghi esperti sui vari aspetti coinvolti nella decisione da prendere. È molto importante coinvolgere le persone giuste in modo da non trascurare qualcosa di importante e finire per rimpiangere la decisione.
• Informed. Non ci si aspetta che queste persone contribuiscano alla decisione, ma dovrebbero almeno essere informate della direzione in cui sta andando il team. Ad esempio, potrebbe trattarsi dei manager o direttori di quei settori eventualmente soggetti agli effetti della decisione presa.

Organizzazione del processo decisionale di gruppo

L’articolazione del lavoro da svolgere in team dovrà prendere in considerazione:

1. Definire il Background. Si tratta di circoscrivere l’ambito in cui dovrà essere presa la decisione in modo da fornire un perimetro al lavoro del team.
2. Raccogliere i dati. Prima di arrivare a prendere una decisione, è opportuno raccogliere le informazioni che descrivono la situazione in modo dettagliato ed oggettivo.
3. Esplorare le alternative. Esaminare le diverse opzioni con il contributo del team tenendo conto dei dati raccolti.
4. Individuare la soluzione migliore. Può richiedere di “pesare” le diverse opzioni attribuendo a ciascuna di esse un punteggio basato su fattori preventivamente definiti dal team.
5. Predisporre un piano d’azione. Descrivere il da farsi a fronte della decisione presa e gli impatti organizzativi che ne possono derivare.
6. Definire le responsabilità. Si tratta di definire i ruoli impattati dalla decisione presa, le responsabilità attuative del piano e i livelli di coordinamento.
7. Monitorare gli effetti della decisione. Il fine è quello di verificare che gli effetti siano quelli voluti oppure di individuare tempestivamente le necessarie azioni correttive.