Progetti di reengineering dei processi
Il reengineering dei processi aziendali (BPR – Business Process Reengineering) consiste in interventi di radicale ripensamento e ridisegno dei processi di un’organizzazione. Fa parte delle logiche di cambiamento trasformazionale di un’organizzazione e non si applica invece ai cambiamenti incrementali per i quali è più conveniente applicare modelli come il PDCA.
Il BPR si focalizza quindi sui processi e noi sui singoli task. La logica è quella di migliorare la capacità di creazione di valore per i processi market-driven ed il tempo di ciclo e l’efficienza dei processi di supporto.
Pertanto ogni progetto di reengineering dei processi aziendali deve partire da una mappa dei processi organizzativi e da una analisi del contributo di ciascun processo alle strategie aziendali ed alla creazione di valore.
In generale l’articolazione standard dei progetti di reengineering segue la seguente struttura IDEF0:
- Pianificazione dell’intervento. E’ l’attività finalizzata ad approfondire il modello di intervento mentre nelle fasi successive verranno definite le modalità per agire sui singoli processi definendo gli obiettivi di miglioramento ed i vincoli temporali e di budget. Il modello complessivo di intervento è finalizzato ad acquisire/verificare il consenso interno ed in particolare del management ad avviare e supportare l’iniziativa al fine di contenere le resistenze al cambiamento.
- Mappa e analisi dei processi AS-IS. Questa fase è finalizzata a descrivere i flussi procedurali di ciascun processo identificando i ruoli coinvolti, gli input, gli output, gli eventuali colli di bottiglia e carenze prestazionali. In questa fase non vengono avanzate proposte di miglioramento. L’obiettivo è quello di fornire un’analisi realistica dello stato attuale.
- Disegno dei processi TO-BE. In questa fase vengono formulate le ipotesi di miglioramento, valutati gli impatti e decise le azioni di miglioramento più convenienti. Viene inoltre valutato il valore creato dai nuovi processi. In base a queste decisioni e valutazioni vengono ridisegnati i processi per come saranno al termine dell’intervento (Modello strutturato e Modello descrittivo di ciascun processo), valutati i gap da colmare nel passaggio da AS-IS a TO-BE ed individuati i progetti da avviare ed il piano di transizione volto a guidare l’organizzazione ad assorbire il cambiamento. In questa fase vengono precisati i deliverables del progetto di reengineering, la WBS nonchè il piano relativo a tempi, risorse e costi implicati da ciascun progetto di re-ingegnerizzazione.
- Implementazione del piano di transizione e delle azioni di miglioramento sui singoli processi. Questa è la fase più delicata in quanto potrebbero manifestarsi le prime e più forti resistenze al cambiamento. In tal senso il piano di transizione precedentemente definito deve prendere in considerazione i possibili rischi legati al cambiamento e le azioni di mitigazione.
- Miglioramento continuo dei processi ridisegnati. Una volta che i processi sono stati ridefiniti, non ha senso procedere con un nuovo ridisegno. Si procede a questo punto introducendo miglioramenti incrementali secondo il ciclo PDCA. Fino a quando non sarà necessario un nuovo intervento trasformazionale che richiederà un nuovo intervento di re-ingegnerizzazione.
Gli strumenti di analisi utilizzati nelle fasi precedentemente descritte possono essere potenziati attraverso l’integrazione della metodologia Six Sigma e dell’approccio DMAIC nei progetti di reengineering dei processi. In questo modo viene data completa copertura all’applicazione delle logiche TQM ai progetti di reengineering.
